Adjoint-e en gestion administrative de la formation et des études - FRE (MIC06)
Référence : 2026-2234917
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Poitiers
UNIVERSITE DE POITIERS - Localisation : POITIERS
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- Nature de l’emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires selon les grilles indiciaires des personnels ITRF + RIFSEEP
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos missions principales :
- Gestion administrative courante : exécuter les actes administratifs, appliquer et faire appliquer la réglementation, suivre les dossiers administratifs et financiers, gérer les parapheurs et la traçabilité du courrier.
- Appui à la gouvernance des études : gestion administrative de la CFVU, dépôt et suivi des dossiers d’auto‑évaluation et d’accréditation (HCERES, DGESIP), respect des calendriers réglementaires.
- Traitement et circulation de l’information : réceptionner, diffuser et archiver les informations, assurer la communication des actes à la communauté universitaire (IRIS, assesseurs, responsables de scolarité…).
- Production documentaire : saisir et mettre en forme courriers, rapports, certificats administratifs, comptes rendus ; retranscrire les informations orales et assurer la qualité des documents produits.
- Suivi des données et tableaux de bord : renseigner et contrôler les bases de données, alimenter des tableaux de bord, réaliser des extractions, contribuer à la fiabilisation des données APOGEE en lien avec la DPF et l’OREVE.
- Appui qualité et évaluation : accompagner la mise en œuvre et l’analyse de l’évaluation des formations, appliquer des dispositifs de contrôle et exploiter les sources de données dans le cadre de l’accréditation.
- Accueil et orientation : accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes, assurer la continuité de service avec le secrétariat du pôle, gérer les agendas et les échéances.
- Organisation et contraintes temporelles : planifier l’activité en fonction du calendrier des instances et des périodes de forte activité (arrêtés, recours gracieux, mois de juin et juillet).
Profil recherché
Vous intégrez le Pôle Formation et Réussite Étudiante, au service de la transversalité et de l'appui réglementaire. Vous assurez la gestion administrative courante des formations et participez aux processus d’évaluation et d’accréditation.
- Connaissances : environnement administratif public, techniques de gestion administrative et de secrétariat, techniques de communication et d’accueil, élaboration et mise en forme de documents.
- Maîtrise bureautique : très bonne utilisation des outils bureautiques, en particulier Excel (tableaux croisés dynamiques), et des logiciels spécifiques (ex. PELICAN, outils de gestion des études).
- Compétences rédactionnelles : capacité à rédiger courriers, comptes rendus, rapports, notes administratives et à retranscrire des informations orales à l’écrit.
- Gestion et organisation : sens de l’organisation, gestion de plusieurs dossiers en parallèle, respect des procédures et des délais réglementaires, suivi d’agendas et des échéances.
- Analyse de données : collecte, extraction, contrôle et analyse de données quantitatives et qualitatives, alimentation de tableaux de bord, exploitation des systèmes d’information (scolarité, administratif, financier).
- Qualités relationnelles : goût du travail en équipe, capacité à informer et orienter des publics variés, gestion de relations avec de nombreux interlocuteurs (responsables de scolarité, élus, VP, services centraux…).
- Comportement professionnel : rigueur, fiabilité, réactivité, sens de la confidentialité et du service public, aptitude à rendre compte.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Poitiers, établissement multidisciplinaire accueille 30 000 étudiants dans 14 composantes d’enseignement (UFR, Instituts, INSPE, école d’ingénieurs). De nombreuses thématiques de recherche y sont étudiées dans les 37 laboratoires et 5 écoles doctorales. Près de 3 000 personnels contribuent à son fonctionnement. Son budget s’élève à 288 M€ et l’établissement a obtenu la dévolution de son patrimoine depuis 2011.
Descriptif du service
Au sein du Pôle Formation et Réussite Étudiante, service de la transversalité et de l'appui réglementaire, vous assurez la gestion administrative des formations et des études et contribuez aux procédures d’évaluation et d’accréditation.
À propos de l'offre
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- Poste ouvert uniquement aux titulaires et CDI de la Fonction Publique
- Poste à pourvoir à compter du 01/09/2026
- Catégorie : C (ATRF)
- Quotité : 100%
- Date limite de candidature : 21/04/2026
- Processus de recrutement :Nous vous invitons à vérifier que vous recevez bien un accusé de réception confirmant l’enregistrement de votre candidature (pensez à consulter vos courriers indésirables/spams). À défaut, nous vous recommandons de renouveler votre démarche.
Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement
Transmettre :
- Dernier arrêté de carrière
- Dernier entretien professionnel
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Contraintes de calendrier
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
