Adjoint-e en gestion administrative et financière

Activités principales :

• Accueillir physiquement et/ou répondre par téléphone et par voie électronique aux demandes les usagers du service
• Répondre aux courriels de l’adresse générique : svu@unistra.fr

Gestion administrative : 

Établir les demandes de contrats de vacations pour les étudiants vacataires du SVU (selon la fiche de procédure établie par le SVU) :

• Demander les pièces constitutives du contrat aux étudiants (liste des pièces fournie par la DRH)
• Après réception des pièces administratives par les étudiants vacataires concernés et le contrôle de leur validité, enregistrer ces documents et les transmettre au correspondant DRH.
• Être en lien avec les étudiants vacataires (éventuelles relances des pièces justificatives…)
• Saisir l’identité de l’étudiant vacataire sur Orphée puis la demande de contrat sur l’outil de gestion ARC.

Après la validation de la demande par la DRH et la DFI :

• Transmission du contrat (2 ex) à l’étudiant pour signature
• A la réception du retour de ces contrats, les transmettre pour signature à la direction de la RH
• Après le retour DRH (1 ex) en faire 1 copie numérique et 1 copie papier pour dossier administratif du SVU + envoi postal d'un exemplaire à l’étudiant vacataire

Mise en paiement des heures déclarées par l’étudiant vacataire du SVU (selon la fiche de procédure établie par le SVU) : 

• Contrôle des attestations d’heures déclarées (date, nature de l’activité en cohérence avec le tableau de suivi, début et fin tranche horaire, total des heures).
• Calcul des heures à payer en application du barème de rémunération existant (fiche de procédure) 3
• Mettre à jour le tableau de suivi en inscrivant le nombre d’heures réalisées pour un mois donné par le vacataire
• Pré-liquidation des vacations dans ARC
• Après validation de la DRH, transmettre les états d’heures aux vacataires pour signature : quand l’état est signé, le faire contresigner par le chef de service du SVU, en faire une copie (pour le SVU) et envoyer l’original au correspondant RH pour liquidation
• Tenue du tableau de suivi de gestion des vacataires du SVU
• Mission handicap en lien avec les collègues de la mission.

Contact(s) pour renseignements sur le poste :

Diane DUPRONT Cheffe de service    Tel : 03 68 85 63 72        mail : diane.dupront@unistra.fr 

Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 02/07/2025, à : diane.dupront@unistra.fr