Adjoint-e en gestion administrative
Référence : 2024-1684789
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
- Localisation : Sorbonne Nouvelle - Site de Nation
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Grille catégorie C € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions :
Sous l’autorité hiérarchique du directeur et en binôme avec la gestionnaire actuelle, l’agent a comme missions principales :
· Assister le directeur et ses adjoints dans le suivi administratif et budgétaire de la composante, notamment l’ensemble des étapes du processus des achats centralisés à la DNum, de la demande du devis à la constatation du service fait.
· Assurer l'accueil physique et la gestion des appels téléphoniques de la DNum.
· Gérer les actes administratifs et la gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure.
· Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Activités principales :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers).
· Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines.
· Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).
· Assurer le suivi des dossiers RH des agents de la DNum, gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances (prises de rdv).
· Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du service.
· Participer à la gestion administrative, financière de la structure en appliquant les procédures dédiées.
· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
· Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
· Rendre compte régulièrement auprès du directeur.
· Assister le directeur dans le soutien logistique (locaux, matériels) de l’activité de la direction et l’organisation des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).
Profil recherché
Connaissances :
· Connaissance des techniques et des règles de la comptabilité budgétaire et générale ainsi que les procédures GBCP
· Connaissance des procédures spécifiques aux marchés publics et des circuits de décision en matière financière et comptable
· Maîtrise des outils numériques de l’établissement
· Connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche
· Connaissance du système d'information comptable de l'Etat, Chorus et de ses évolutions
Compétences opérationnelles :
· Communiquer et faire preuve de pédagogie
· Mettre en oeuvre des procédures et des règles
· Mettre en oeuvre une démarche qualité
· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
· Savoir rendre compte
· Travailler en équipe
· Prendre des initiatives
· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Compétences comportementales :
· Bon relationnel
· Sens de l’organisation
· Autonomie
· Rigueur
· Réactivité
· Diplomatie
· Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Qui sommes-nous ?
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
➔ 15 800 étudiants (dont un tiers d’étudiants internationaux)
➔ 710 enseignants-chercheurs et 900 chargés de cours
➔ 622 personnels administratifs et de bibliothèque
➔ 70 combinaisons majeure-mineure en Licence et 49 spécialités de Master
➔ 5 écoles doctorales
➔ 28 unités de recherche
➔ un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays
Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr
Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.
Descriptif du service
La Direction du Numérique (DNum) a comme mission la définition et la mise en œuvre de la stratégie et du développement numérique pour l’université, le maintien en condition opérationnelle des infrastructures et des services numériques et audiovisuels.
Dans le cadre de cette mission, la DNum :
anticipe les évolutions de la stratégie de l'établissement, les évolutions du contexte, les évolutions technologiques et la réglementation ;
assure un rôle d’expertise et d'assistance à la maîtrise d’ouvrage en plus de son rôle de maître d'œuvre.
La DNUM est composée de deux sous-directions : la DNUM-IPA pour Infrastructure, Proximité & Audiovisuel et la DNUM-AD, pour Applications & Développement.
Le poste est situé en plein cœur de Paris, à Nation, au sein de la sous-direction Applications & Développement de la Direction du Numérique (DNUM-AD).
À propos de l'offre
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Conditions de travail et vie de campus :
· Des cycles de travail hebdomadaires au choix :
o 35h hebdomadaire avec 47 jours de congés
o 38h55 hebdomadaire avec 47 jours de congés + 7 jours de RTT· Un aménagement du temps de travail modulable :
o sur 5 jours
o sur 4,5 jours
o en mode alterné (semaine de 5 jours et semaine de 4 jours)· Du télétravail conventionné : 1 à 2 jours par semaine selon les nécessités de service ; en mode flexible (3 jours mensuels)
· Le forfait mobilités durables
· Des professionnels à votre disposition en matière d’accompagnement professionnel : service développement des compétences, médecine de prévention, assistante sociale, correspondant handicap, …
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Création ou vacance poste : Création
Statut : Contractuel-le
Filière : ITRF
Catégorie d’emploi et corps : Catégorie C
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative
Localisation du poste : Campus Nation, 8 avenue de Saint-Mandé, 75012 PARIS et déplacement sur les autres sites parisiens
Quotité : 100%
Date de prise de fonction : Dès que possibleContraintes horaires liées au calendrier de gestion.
Obligation de respecter le secret statistique ou professionnel dans le cadre législatif existant.
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Vacant à partir du 03/10/2024
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Chargée / Chargé de prestations financières
