Adjoint en gestion administrative F/H (réf. 2025-1224)
Référence : 2025-2056902
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université– Services Universitaires
- Localisation : 15-21 Rue de l École de Médecine 75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative
Catégorie : C
Corps : Adjoint-e en gestion administrative (ATRF)
BAP : J
CDD de 6 mois :
- Dès que possible et jusqu’à juillet.
- Puis du 1er septembre au 30 novembre 2026.
Placée sous la hiérarchie de la responsable administrative du Collège doctoral, l'adjoint-e administratif-ve assure un appui opérationnel à la bonne gestion des affaires générales en matière administrative, financière et logistique.
Les activités principales sont :
- Appuyer la direction administrative du collège doctoral dans le déploiement des outils communs dont notamment :
- déploiement du e-parapheur avec saisie des membres et des droits et suivi du projet
- paramétrage de l’espace collaboratif partagé en ligne (ASUR) avec saisie et gestion des droits des membres
- mise en forme, vérification et dépôts de documents collaboratifs sur l’espace partagé
- actualiser des tableaux de suivi d’attribution des droits
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) des 23 écoles doctorales, des services communs et de la direction du collège doctoral
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, présentations power point, tableaux des nominations des personnels…), les reproduire et les diffuser
- Classer et archiver des documents
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
- Retranscrire des informations orales à l’écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement
- Participer aux opérations de logistique du service, assister la responsable administrative et son équipe
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Culture internet et numérique
- Techniques de communication
- Des connaissances en gestion documentaire (GED) serait un avantage
Compétences opérationnelles :
- Utiliser les outils bureautiques : bonne connaissance excel, word et ppt (possibilité de formation de spécialisation)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Polyvalence
Connaissance à acquérir :
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université (formation disponible)
- Réglementation applicable à la formation doctorale en France (formation assurée en interne)
Compétences comportementales :
- Savoir organiser son travail avec méthode
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
- Être autonome, esprit d’initiative et rigueur
- Sens de la confidentialité et loyauté
- Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
- Sens du service public
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le Collège Doctoral met en œuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d'indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.
Le Collège Doctoral est composé :
- Des écoles doctorales de Sorbonne Université
- D'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missions
- D'un département formation et carrières
- Affaires Générales du Collège doctoral
Les affaires générales sont composées de 7 personnels et d'un bureau des finances
Localisation du siège du Collège Doctoral : Sorbonne Université – Campus des Cordeliers, 15 rue de l'Ecole de Médecine 75005 Paris
À propos de l'offre
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CDD de 6 mois :
- Dès que possible et jusqu’à juillet.
- Puis du 1er septembre au 30 novembre 2026.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sur :
https://jobs.sorbonne-universite.fr/offre-de-emploi/emploi-adjoint-en-gestion-administrative-f-h-ref-25682-2-_1224.aspx
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Vacant à partir du 15/05/2026
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Assistante / Assistant de direction
