Adjoint en gestion administrative gestionnaire SIFAC bureau financier F/H
Référence : 2026-2160989
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix Marseille Université - Localisation : INSPE - Faculté des Sciences Saint Jérome
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
- Accuser réception et analyser les demandes d’achats transmises par les services et les différents sites de l’Inspé
- Procéder aux opérations de saisie des engagements, services faits, commandes d’achats et de ventes, ainsi que des factures de vente dans SIFAC, pour les centres financiers relevant de son périmètre de gestion (budgets pédagogique, recherche et bâtimentaire)
- Assurer l’exécution, le suivi et le contrôle des recettes
- Établir les devis, assurer la réception des marchandises et le suivi des commandes (relances auprès des fournisseurs, vérification des livraisons)
- Réceptionner, instruire et prendre en charge les demandes d’ordres de mission (transport, hébergement) via le portail NOTILUS
- Accompagner et conseiller les usagers dans leurs démarches administratives et financières
- Contrôler et valider les demandes émanant de l’ensemble des personnels (BIATSS, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs)
- Créer et mettre à jour les fournisseurs et agents dans SIFAC
- Instruire les demandes d’autorisations d’absences à l’étranger
- Traiter, en lien avec l’agence comptable (service facturier), les opérations de régularisation comptable dans SIFAC (workflows, soldes de commandes, anomalies)
- Assurer le suivi des états de restitution financière (restes à livrer, restes à facturer, états de dépenses)
- Réaliser le suivi budgétaire et financier des centres financiers relevant de son périmètre de gestion
- Diffuser auprès des usagers les informations pratiques relatives aux procédures comptables et financières
- Contribuer à la continuité du service en cas d’absence des autres gestionnaires
- Assurer une veille réglementaire dans le domaine financier et comptable
Profil recherché
Connaissances et savoirs :
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion financière (SAP / SIFAC) et les Techniques de communication
- Utiliser les outils bureautiques
- Accueillir, orienter et prendre des messages
- Enregistrer, classer et archiver les documents
- Appliquer les règles et procédures financières
- Travailler efficacement en équipe
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Aisance relationnelle
- Sens de la confidentialité
- Rigueur et fiabilité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion financière (SAP / SIFAC) et les Techniques de communication
- Utiliser les outils bureautiques
- Accueillir, orienter et prendre des messages
- Enregistrer, classer et archiver les documents
- Appliquer les règles et procédures financières
- Trvailler efficacement en équipe
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Aisance relationnelle
- Sens de la confidentialit
- Rigueur et fiabilité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté
Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.
AMU en vidéo :https://youtu.be/7-Hrtn-l2Q
Descriptif du service
Au sein du service financier de l’INSPE, la personne recrutée assure la gestion et le suivi des opérations financières pour les personnels BIATSS, enseignants et enseignants-chercheurs. Sous la responsabilité du responsable du bureau financier.
La personne recrutée est principalement chargée de :
La saisie et le suivi des commandes d’achats et de ventes, ainsi que des factures de vente dans le Système d’Information Financier Analytique et Comptable (SIFAC)
L’expertise, du conseil et de l’accompagnement des personnels de l’Inspé sur les procédures financières et comptables
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail -
NEANT
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Secrétaire
