Adjoint.e au chef de cabinet - DAEI

La déléguée est assistée d’un adjoint et d'un cabinet qui assure notamment:

-l’organisation administrative du service et le suivi de son activité;

-la gestion des crédits de fonctionnement ainsi que les crédits affectés aux actions de coopération, d’échange, de rayonnement ou de présence du ministère de la Justice à l’étranger;

-la gestion ministérielle des demandes de passeport de service.

 En appui de son chef de cabinet, cet agent devra :

-Encadrer et suivre l’activité du secrétariat commun du service (3 assistantes);

-assurer les tâches administratives liées à la gestion de proximité des ressources humaines et à la vie administrative des personnels du service (congés, mouvements, notifications, notations, etc.) et notamment les dossiers des volontaires internationaux en administration (VIA), les dossiers de stage, le suivi de la dotation des mois gratifiés de stage

-suivi des courriers réservés;

-gestion des agendas du délégué et de son adjoint et des boîtes structurelles dévolues à la chefferie de cabinet;

-participer au suivi budgétaire (frais de représentation, délégations de crédit, achats/commandes...);

-gérer, en coordination avec le secrétariat mutualisé, la bonne organisation des déplacements des membres du service et des magistrats de liaison en poste à l’étranger (ordre de mission, état de frais, réservation des moyens de transport et d’hébergement…);

-superviser les démarches administratives préalables à la prise de poste des magistrats de liaison français à l’étranger et à leur retour en France, en lien avec les différentes directions concernées du ministère de la Justice et des ministères extérieurs;

-participer à l’organisation des évènements et séminaires du service en lien avec les bureaux de la DAEI et les directions du ministère concernées;

-assurer la gestion des archives du service (destructions et versements);

-suivi de l’accueil des délégations étrangères en lien avec le secrétariat et le bureau de la coopération;

-superviser les aspects logistiques de prise de poste des nouveaux arrivants en administration centrale;

-préparation et suivi des commandes et dossiers de réunion de la déléguée et de son adjoint;

-assurer l’intérim du chef de cabinet;

Nombre d’agents à encadrer : 3  ☐ A ☐ B ✔ C   

Votre hiérarchie: La déléguée aux affaires européennes et internationales, son adjoint et le chef de cabinet.

Vos interlocuteurs métiers: ensemble du service de la DAEI, services du secrétariat général, autres directions du ministère/ ministères extérieurs, magistrats de liaison.