ADJOINT(E) DE DIRECTION D'UNITE DE GESTION (F/H)

Encadrer les agents des services d’accueil (et de veille) et les gestionnaires locatifs,

Animer, coordonner et contrôler l’activité d’accueil et de gestion locative,

Animer des réunions thématiques liées à ces activités,

Garantir la continuité du service,

Garantir la coordination avec le responsable des services techniques,
Veiller à l'amélioration de la qualité d'accueil et de service aux étudiants,
Proposer des actions d’amélioration et formaliser les procédures,
Participation à la définition des besoins, recrutements et organisation des dispositifs de renfort d’été, de rentrée, de résidents référents,
Participer aux recrutements des personnels titulaires et recruter les CDD, Suivre l’accueil, l’intégration et la formation des agents.

 Gestion matérielle :
Veiller à la sécurité des biens et des personnes au sein de l’unité de gestion,
Veiller à l’application des règles d’hygiène et de sécurité,
Veiller au respect de la réglementation en vigueur dans ses domaines d’intervention et à la mise en œuvre des procédures du contrôle interne,
Participer à la tenue des registres prévus par la réglementation,
Prendre en charge les situations d’urgences.

Gestion RH
En qualité de « référent(e) RH », assurer la gestion administrative RH des agents en lien avec la Direction des ressources humaines

 Gestion administrative et financière :
Assurer les démarches et procédures de contrôle interne de l’activité hébergement (constatation, occupations, Visale, SDNT, …),
Assurer le dépôt et le suivi des factures sur la plateforme Chorus Pro,
Participer à la préparation des entretiens budgétaires et à la détermination des objectifs annuels et pluriannuel en matière d'équipement, de maintenance et de rénovation des sites,
Participer à l'exécution du budget alloué, valider les demandes d’achats et les services faits (applications métiers),
Participer à la bonne exécution des marchés publics passés par l'établissement,
Participer au suivi et au contrôle des opérations budgétaires (engagements, services faits, facturations, mise en paiement) en lien avec le « référent budget »,
Participer au suivi et au contrôle de la gestion des stocks / inventaire.

Supervision des accueil de groupes :
Coordonner les différents services pour la mise en œuvre de l’accueil des groupes (accueils, petits-déjeuners, réservations de salle, ...),
Veiller à assurer une bonne qualité de service,
Assurer la facturation.

Accompagnement des étudiants, animation des résidences et vie étudiante.