Adjoint.e en gestion administartive et financière
Référence : 2026-2161019
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix Marseille Université - Localisation : INSPE - Faculté des Sciences Saint Jèrome
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Activités Principales :
· Assurer la gestion administrative et financière (dépenses et recettes) dans SIFAC.
· Apporter un appui technique, un rôle de conseil et d’expertise auprès des personnels de l’Inspé.
· Assurer le suivi administratif et financier de la Structure Fédérative de Recherche SFERE-Provence et de ses projets.
Gestion financière et comptable :
· Réception et traitement des demandes d’achats des pôles et sites de l’Inspé.
· Saisie et suivi des engagements, services faits, commandes d’achat et de vente, factures de vente (budgets recherche, pédagogiques et bâtimentaires).
· Suivi et exécution des recettes.
· Établissement de devis, suivi des commandes, réception des livraisons et relances fournisseurs.
· Suivi financier des centres financiers du périmètre (restes à livrer, restes à facturer).
· Traitement des régularisations comptables en lien avec l’agence comptable (workflows, soldes de commandes).
· Création et mise à jour des fournisseurs et agents dans SIFAC.
· Veille réglementaire et diffusion des informations relatives aux procédures comptables.
Missions et déplacements :
· Réception, contrôle et validation des ordres de mission (transport, hébergement) via NOTILUS.
· Accompagnement des usagers dans leurs démarches.
· Traitement des autorisations d’absences à l’étranger.
· Participation à la continuité de service en cas d’absence des autres gestionnaires.
Mobilités et relations internationales :
· Suivi administratif des mobilités étudiantes entrantes et sortantes.
· Mise à jour des données des étudiants en mobilité.
· Participation à l’organisation des sessions d’information dédiées.
SFERE-Provence et activités de recherche :
· Instruction et suivi des dossiers de gestion courante de la SFERE-Provence.
· Relance des interlocuteurs internes et externes.
· Organisation des instances : Conseils de Fédération, Conseils Scientifiques,
Conseils Scientifiques restreints :
· Veille et diffusion des appels à projets, appels à communications et appels à contributions en recherche en éducation.
· Organisation logistique des événements scientifiques (réservation de salles, commandes de prestations, coordination des déplacements des intervenants).
Diffusion des informations relatives aux événements
Profil recherché
Connaissances et savoirs :
· Connaissance de l’environnement universitaire.
· Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
· Capacité à élaborer des documents administratifs et financiers clairs et fiables.
· Techniques d’accueil téléphonique et physique.
· Anglais : niveau élémentaire à intermédiaire (A1–A2).
· Maîtriser les outils bureautiques courants.
· Appliquer les règles et procédures financières avec rigueur.
· Accueillir les usagers, recueillir et transmettre les informations.
· Enregistrer, classer et suivre les documents administratifs.
· Travailler en équipe et en interaction avec de multiples interlocuteurs.
· Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté.
· Sens aigu de l’organisation et gestion des priorités.
· Réactivité et capacité d’adaptation.
· Qualités relationnelles et sens du service.
. Respect strict de la confidentialité.
. Rigueur, fiabilité et autonomie dans le travail
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
· Connaissance de l'environnement universitaire.
· Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
· Capacité à élaborer des documents administratifs et financiers clairs et fiables.
· Techniques d'accueil téléphonique et physique.
· Anglais : niveau élémentaire à intermédiaire (A1–A2).
· Maîtriser les outils bureautiques courants.
· Appliquer les règles et procédures financières avec rigueur.
· Accueillir les usagers, recueillir et transmettre les informations.
· Enregistrer, classer et suivre les documents administratifs.
· Travailler en équipe et en interaction avec de multiples interlocuteurs.
· Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté.
· Sens aigu de l'organisation et gestion des priorités.
· Réactivité et capacité d'adaptation.
· Qualités relationnelles et sens du service.
. Respect strict de la confidentialité.
. Rigueur, fiabilité et autonomie dans le travail
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
Sur le Campus Etoile au sein de l'INSPE, la personne recruté exercera ses missions à 50 % au Pôle Ressources et Moyens (PRM) et à 50 % au Pôle Recherche, Développement et Coopérations Internationales en Éducation (PRDCIE)
Le poste assure un service pour l’ensemble des communautés de l’Inspé : personnels BIATSS, enseignants, enseignants-chercheurs et étudiants.
Relations fonctionnelles régulières avec la Direction des Affaires Financières (DAF), l'Agence comptable, la Direction de la Commande Publique (DCP) et la Direction des Relations Internationales (DRI).
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents -
Affectation :
50% sur le Pôle Ressources et Moyens (PRM)
50% sur le Pôle Recherche, Développement et Coopérations Internationales en Éducation (PRDCIE)
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Vacant à partir du 01/11/2025
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Secrétaire
