Adjoint.e en gestion administartive et financière
Référence : 2026-2161019
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix Marseille Université - Localisation : INSPE - Faculté des Sciences Saint Jèrome
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Activités Principales :
· Assurer la gestion administrative et financière (dépenses et recettes) dans SIFAC.
· Apporter un appui technique, un rôle de conseil et d’expertise auprès des personnels de l’Inspé.
· Assurer le suivi administratif et financier de la Structure Fédérative de Recherche SFERE-Provence et de ses projets.
Gestion financière et comptable :
· Réception et traitement des demandes d’achats des pôles et sites de l’Inspé.
· Saisie et suivi des engagements, services faits, commandes d’achat et de vente, factures de vente (budgets recherche, pédagogiques et bâtimentaires).
· Suivi et exécution des recettes.
· Établissement de devis, suivi des commandes, réception des livraisons et relances fournisseurs.
· Suivi financier des centres financiers du périmètre (restes à livrer, restes à facturer).
· Traitement des régularisations comptables en lien avec l’agence comptable (workflows, soldes de commandes).
· Création et mise à jour des fournisseurs et agents dans SIFAC.
· Veille réglementaire et diffusion des informations relatives aux procédures comptables.
Missions et déplacements :
· Réception, contrôle et validation des ordres de mission (transport, hébergement) via NOTILUS.
· Accompagnement des usagers dans leurs démarches.
· Traitement des autorisations d’absences à l’étranger.
· Participation à la continuité de service en cas d’absence des autres gestionnaires.
Mobilités et relations internationales :
· Suivi administratif des mobilités étudiantes entrantes et sortantes.
· Mise à jour des données des étudiants en mobilité.
· Participation à l’organisation des sessions d’information dédiées.
SFERE-Provence et activités de recherche :
· Instruction et suivi des dossiers de gestion courante de la SFERE-Provence.
· Relance des interlocuteurs internes et externes.
· Organisation des instances : Conseils de Fédération, Conseils Scientifiques,
Conseils Scientifiques restreints :
· Veille et diffusion des appels à projets, appels à communications et appels à contributions en recherche en éducation.
· Organisation logistique des événements scientifiques (réservation de salles, commandes de prestations, coordination des déplacements des intervenants).
Diffusion des informations relatives aux événements
Profil recherché
Connaissances et savoirs :
· Connaissance de l’environnement universitaire.
· Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
· Capacité à élaborer des documents administratifs et financiers clairs et fiables.
· Techniques d’accueil téléphonique et physique.
· Anglais : niveau élémentaire à intermédiaire (A1–A2).
· Maîtriser les outils bureautiques courants.
· Appliquer les règles et procédures financières avec rigueur.
· Accueillir les usagers, recueillir et transmettre les informations.
· Enregistrer, classer et suivre les documents administratifs.
· Travailler en équipe et en interaction avec de multiples interlocuteurs.
· Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté.
· Sens aigu de l’organisation et gestion des priorités.
· Réactivité et capacité d’adaptation.
· Qualités relationnelles et sens du service.
. Respect strict de la confidentialité.
. Rigueur, fiabilité et autonomie dans le travail
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
· Connaissance de l'environnement universitaire.
· Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
· Capacité à élaborer des documents administratifs et financiers clairs et fiables.
· Techniques d'accueil téléphonique et physique.
· Anglais : niveau élémentaire à intermédiaire (A1–A2).
· Maîtriser les outils bureautiques courants.
· Appliquer les règles et procédures financières avec rigueur.
· Accueillir les usagers, recueillir et transmettre les informations.
· Enregistrer, classer et suivre les documents administratifs.
· Travailler en équipe et en interaction avec de multiples interlocuteurs.
· Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté.
· Sens aigu de l'organisation et gestion des priorités.
· Réactivité et capacité d'adaptation.
· Qualités relationnelles et sens du service.
. Respect strict de la confidentialité.
. Rigueur, fiabilité et autonomie dans le travail
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
Sur le Campus Etoile au sein de l'INSPE, la personne recruté exercera ses missions à 50 % au Pôle Ressources et Moyens (PRM) et à 50 % au Pôle Recherche, Développement et Coopérations Internationales en Éducation (PRDCIE)
Le poste assure un service pour l’ensemble des communautés de l’Inspé : personnels BIATSS, enseignants, enseignants-chercheurs et étudiants.
Relations fonctionnelles régulières avec la Direction des Affaires Financières (DAF), l'Agence comptable, la Direction de la Commande Publique (DCP) et la Direction des Relations Internationales (DRI).
À propos de l'offre
-
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents -
Affectation :
50% sur le Pôle Ressources et Moyens (PRM)
50% sur le Pôle Recherche, Développement et Coopérations Internationales en Éducation (PRDCIE)
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Vacant à partir du 01/11/2025
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Secrétaire
