AGENT ADMINISTRATIF - C.C.A.S. / FOYER LOGEMENT D'AVAILLES LIMOUZINE

Poste de secrétaire-accueil dans une résidence autonomie accueillant 52 personnes en Sud Vienne.
Directement placé sous la direction de la responsable de l'établissement.

I – Assistance à Administration

- Accueil

- Accueil physique : Accueillir les visiteurs, les familles, les professionnels, pré-visites et visites des locaux avec les nouveaux résidents
- Accueil téléphonique : répondre au téléphone, filtrage des appels, prendre des messages, orienter les personnes.
- Gestion du courrier : Réception, tri, distribution du courrier entrant.

- Gestion administrative des résidents :

- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs (informations personnelles, coordonnées des proches, etc.).
- Gestion des contrats de séjour
- Aide à la constitution de dossiers administratifs (aides sociales, APL, etc.).
- Suivi des inscriptions des entrées et des départs.

- Gestion des plannings :

- Organisation des rendez-vous (médicaux, coiffeur, pédicure etc.).
- Gestion des plannings d'activités (gym douce, vélo cognitif…).
- Gestion des réservations : Inscriptions aux repas relais d’information avec les
agents et les cuisines
- Rédaction et diffusion de notes d'information et de communications.
- Préparation des tableaux de la préfacturation.
- Frappe et présentation de documents internes.

- Gestion des fournitures et du matériel de bureau :
- Suivi des stocks, commandes de fournitures.
- Classement et archivage : Organisation et tenue des dossiers et des archives.
- Utilisation des outils informatiques :

- Logiciels de gestion administrative, traitement de texte, tableur, messagerie électronique, IA.
- Prise en charge de la facturation mensuelle
- Gestion des dossiers résidents

II. Assistance aux Résidents :

- Écoute et soutien : Offrir une présence rassurante, écouter les préoccupations des résidents, les orienter vers les professionnels compétents si nécessaire.
- Mise en relation avec les familles et les proches.
- Suivi des besoins des résidents : Être attentive aux changements de situation et en informer l'équipe encadrante
- Coordination avec les services internes et externes : Relais d'informations entre les résidents, la direction, l'équipe soignante, les familles, les intervenants extérieurs (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, etc.).
- Aide administrative ponctuelle : Aider à la lecture ou à la rédaction de courriers simples, à la prise de rendez-vous.
- Organisation et accompagnement ponctuel à des activités : Aider à l'organisation logistique des animations, accompagner les résidents lors de certaines activités (en fonction des compétences et de l'organisation).