AGENT CHARGE DU SECRETARIAT MUTUALISE - POLES CITOYENNETE, AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET SERVICES[...]
Référence : O038250716000955
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Allevard
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L'agent assure le secrétariat mutualisé des pôles Citoyenneté, Aménagement du territoire et Services techniques. Il/elle prend en charge les missions courantes de secrétariat et assure un appui transversal aux équipes dans la gestion administrative, logistique et budgétaire.
Missions:
Secrétariat général :
* Rédaction, mise en forme et suivi des courriers
* Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous
* Classement, archivage, gestion documentaire
* Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires
* Préparation logistique et administrative des réunions
Accueil du public et gestion des demandes :
* Référent de la gestion des relations aux usagers
* Accueil physique et téléphonique des administrés
* Point d'entrée pour les courriels et courriers destinés aux 3 responsables de pôles
* Identification de la nature et de l'urgence des demandes
* Orientation des demandes vers les services ou agents compétents
* Suivi des réponses et interventions réalisées par les services
* Rédaction des courriers et réponses aux usagers
Courrier / courriel :
* Réception, enregistrement et traitement du courrier
* Gestion de la messagerie électronique : tri, transmission, rédaction de réponses
* Archivage et suivi des échanges
Organisation et suivi :
* Suivi, adaptation et optimisation du planning de travail, rendez-vous et visites des 3respnsables de pôles
* Conception et mise à jour des outils de pilotage des activités des services
* Traitement des demandes d'usagers ou d'entreprises
* Gestion administrative des demandes de permissions de voirie
Appui à la gestion budgétaire et administrative :
* Préparation des bons de commande, enregistrement et suivi
* Suivi des factures et des lignes budgétaires des 3 poles en lien avec le service finances
* Suivi administratif des dossiers techniques ou d'urbanisme
* Transmission des éléments nécessaires à l'élaboration des documents de commande publique
Logistique et coordination :
* Appui à l'organisation de réunions ou visites
* Suivi des demandes de matériel en lien avec les services logistique et associatif
* Interface avec les entreprises intervenant pour la commune
En cas d'absence ou besoin de renfort de l'agent chargé de l'accueil général
* Appui à l'accueil principal :
* Accueil physique du public en mairie
* Enregistrement du courrier entrant
* Prise en charge des appels téléphoniques de premier niveau
* Orientation des usagers vers les services compétents
Profil recherché
Savoirs:
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions budgétaires et comptables
- Maîtrise des circuits administratifs internes
- Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
savoir faire:
- Qualités rédactionnelles
- Gestion de la relation usager et de l'accueil
- Organisation et rigueur administrative
- Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler en transversalité
savoir être:
- Discrétion et sens du service public
- Réactivité, autonomie et polyvalence
- Capacité d'adaptation et esprit d'équipe
Formations:
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou assistance de direction (niveau BAC à BAC+2 apprécié : Bureautique, Gestion administrative, Secrétariat, GPME...)
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Sensibilisation aux principes du service public, à la relation usager et à la gestion budgétaire
- Formation souhaitée ou expérience dans la gestion administrative de services techniques ou urbanisme
- Capacité à se former en interne sur les outils spécifiques de la collectivité
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation par courrier ou par mail : rh@allevard.fr
Mairie d'Allevard-les-Bains
Place de Verdun
38580 Allevard-les-Bains
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Reprise d'un agent de droit privé - Cet emploi est créé dans le cadre du transfert d'activité d'une entité à une personne public dans le cadre d'un service public administratif. Les salariés de cette structure peuvent bénéficier d'un contrat de droit public.
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Vacant à partir du 17/08/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
