Agent d'accueil et d'information H/F
Référence : 2024-1612890
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public Formation Continue Insertion professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : GIP FCIP Siège - Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Nous recherchons un Agent d’accueil et d’information H/F pour rejoindre notre équipe.
L’une de vos missions principales sera de gérer l’accueil physique et téléphonique.
Vous serez donc chargé de filtrer les appels téléphoniques et l’entrée des visiteurs en les répertoriant dans un tableur dédié dans le cadre de la démarche qualité.
Vous serez également chargé d’analyser la demande de l’usager, de l’informer, de le renseigner et de l’orienter vers le service ou l’interlocuteur compétent.
Vous devrez aussi gérer les emplacements du parking (délivrance ponctuelle de place, suivi des entrées et sorties), créer des badges d’accès et aider ponctuellement les personnels d’accueil du GRETA dans le cadre de l’accueil mutualisé.
Par ailleurs, vous serez amené à gérer les commandes de fournitures et de matériels en lien avec l’agent logistique.
Vous réceptionnerez les commandes, assurerez le rangement des fournitures et des matériels, procéderez à la distribution des fournitures.
De plus, vous serez chargé de gérer et suivre la logistique des réservations de salles. Pour cela, vous devrez organiser, en lien avec l’agent logistique, la répartition des salles, notamment par l’établissement de plannings. Vous devrez suivre les demandes sur la messagerie dédiée en lien avec l’agent logistique.
D’autre part, vous assurerez l’enregistrement, le tri et la distribution du courrier
Ainsi, vous serez amené à réceptionner les colis, courriers au quotidien, les enregistrer dans le tableur dédié et les distribuer à chacun des services concernés.
En parallèle de ces missions, il vous faudra contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM).
Ainsi, vous avez la charge de faire respecter les procédures qualité du service. Pour cela, vous serez amené à relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.
Cette offre vous offre l'opportunité de jouer un rôle clé et de garantir à l’usager un accueil physique et téléphonique de qualité et de contribuer au bon fonctionnement de l’ensemble des activités techniques et de service du site.
Profil recherché
Nous recherchons un candidat possédant une formation Bac à Bac+2 dans le domaine technique ainsi qu'une expérience professionnelle dans un poste similaire.
Vous possédez des connaissances techniques pour les travaux d’entretien, de maintenance et de sécurité ainsi que des compétences administratives (accueil du public, standard téléphonique…)
Vos connaissances couvrent le fonctionnement global du système éducatif, ainsi que celui de la formation professionnelle et sur le fonctionnement du GIP FCIP.
Vous possédez des connaissances sur la réglementation des établissements recevant du public, sur la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité, dans les domaines techniques.
Vous connaissez la procédure et la conduite à tenir en cas d’urgence (secourisme, incendie, …), vous êtes formé aux premiers secours, formation équipier d’évacuation et habilitation électrique.
En parallèle, vous êtes capable d’appliquer les techniques, les procédures et les règles des domaines, d’appliquer les règles de sécurité et d’hygiène au travail, de savoir utiliser les équipements de sécurité.
De plus, vous êtes capable d’apporter des réponses à des besoins spécifiques, de respecter les délais, d’anticiper les échéances, de rendre compte, d’accueillir les publics et vous savez gérer les aléas.
Votre sens du service, votre rigueur, votre adaptabilité et votre disponibilité feront de vous un excellent interlocuteur auprès de nos usagers, de nos agents et de nos partenaires.
Vous êtes réactif face à des demandes écrites ou verbales, et vous avez la capacité d'écouter votre interlocuteur, d'analyser sa demande et de la comprendre. De plus, vous êtes en mesure de proposer des solutions adaptées aux besoins des agents et des différents usagers.
Vous possédez un sens aigu de l’organisation, une forte capacité à gérer le stress et à prendre des décisions. Vous faites preuve de maîtrise de soi, d'initiative et vous avez de bonnes aptitudes relationnelles. Votre capacité d'écoute, ainsi que votre discrétion, sont des atouts importants.
Vous possédez le permis B.
Si vous souhaitez mettre à profit votre expertise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Spécialités plurivalentes des services, Transport, manutention, magasinage, Secrétariat, bureautique, Accueil, hôtellerie, tourisme, Services à la collectivité -sécialités plurivalente
Compétences attendues
Diplomatie
Maîtrise de soi
Sens de l'organisation
Sens relationnel
Capacité d'organisation
Capacité à gérer le stress
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Les GIP FCIP, constitués dans les académies à partir de 2002, ont pour objet une coopération dans les champs de la Formation Continue des Adultes, de l’Apprentissage, de la Validation des Acquis, de la mobilité européenne, de l’insertion professionnelle…
Outils de coopération et de gestion, les GIP FCIP permettent aux académies d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, en déclinaison des politiques publiques d’éducation et de formation tout au long de la vie et de répondre à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle, entre autres.
Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie.
Il est au service des Hommes, des organisations et des territoires et accompagne les mutations économiques et sociales dans la région Nord-Pas.de.Calais. Il a des missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie-conseil, d’évaluation de dispositifs.
Il exerce son activité en direction de nombreux interlocuteurs publics et privés. En appui du rectorat de Lille, il assure le portage de projets éducatifs relatifs à la formation et à l’insertion des jeunes, notamment ceux bénéficiant d’un co-financement européen.
En appui au réseau des GRETA, il participe à la professionnalisation des personnels du réseau, porte et coordonne des réponses aux appels d’offres et appels à projets publics et privés, régionaux, voire nationaux.
Descriptif du service
Le service logistique du GIP FCIP garantit à l’usager un accueil physique et téléphonique de qualité et assure le bon fonctionnement de l’ensemble des activités techniques et de service du site.
La mission principale de l’agent d’accueil et d’information H/F est d’accueillir, d’informer et d’orienter l’usager vers le service concerné.
À propos de l'offre
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En tant qu'agent du GIP FCIP, vous bénéficierez de :
- Titres de transport (abonnements) pris en charge à hauteur de 75% par l'employeur
- Tickets restaurant pris en charge à hauteur de 60% par l'employeur
- un accès au CNAS au bout de 6 mois sur le poste
- Horaires de travail flexibles
- 45 jours de congés
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Le poste est ouvert :
- Aux titulaires de catégorie C par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.
Le poste est à 80%
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
