Agent d'accueil/Assistant administratif - SAINT-CYR-AU-MONT-D'OR

Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité auprès des usagers. Instruit et constitue les actes d’état civil (naissance, PACS, mariage, adoption, décès, etc.) ; instruit les titres sécurisés (CNI, passeports) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres

Sous la responsabilité directe de la Directrice générale des services

Contacts directs avec le public et les associations locales
Travail en équipe avec d'autres officiers d'état civil
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques,
Relations avec le ministère de la justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés

Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public

Temps complet – Rémunération statutaire, régime indemnitaire et congés payés

Durée : du 23 février au 30 juin 2026

Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours
+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)

Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus),

Particularités :
Travail en bureau et guichet d'accueil
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Devoir de confidentialité
Travail par roulement le samedi matin à l’accueil de la Mairie

Mission 1 : Organisation de la vie professionnelle du cadre
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Préparation des réunions, des dossiers, …

Mission 2 : Accueil et information du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l’expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en relation des correspondants
Adapter son intervention aux différents publics

Mission 3 : Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers

Mission 4 : Suivi du recensement militaire
Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
Organiser la transmission des documents au bureau du service national

Mission 5 : Réceptionner et de trier l’ensemble du courrier de la collectivité
Récupérer l’ensemble du courrier « arrivée » ;
Identifier les destinataires au sein des services ;
Assurer le tri et la répartition des courriers par service ;
Dater et enregistrer les courriers dans un logiciel métier afin d’assurer la traçabilité des documents.