Agent d’accueil et secrétaire du service technique - COMMUNE DE DONZERE

La commune de Donzère recrute un(e) agent(e) d’accueil et secrétaire pour son service technique dans le cadre d’un remplacement pour congé maternité à compter du 08/06/2026 et jusqu’au 10/01/2027.
Rattaché(e) à la directrice des services techniques, l’agent assure les missions d’accueil, de gestion administrative et de suivi des dossiers techniques liés au bon fonctionnement du service.
Le poste requiert rigueur, polyvalence et sens du service public. En lien direct avec les élus, les agents techniques et les administrés, il contribue activement à la continuité du service pendant la période d’absence de la titulaire.
ATTENTION : la présence de l’agent recruté(e) durant la période estivale est IMPERATIVE afin d’assurer la continuité du service pendant les congés d’été du personnel permanent.

1. Accueil téléphonique et physique
• Accueillir, renseigner et orienter le public et les interlocuteurs institutionnels.
• Adapter le discours selon les interlocuteurs : élus, agents, partenaires, usagers.
• Gérer les appels, les courriers et les courriels entrants et sortants.
2. Organisation de la vie professionnelle du cadre et des adjoints
• Tenir à jour l’agenda, organiser les rendez-vous selon les priorités établies.
• Rappeler les informations importantes, assurer la transmission et le suivi des messages.
• Établir une relation de confiance fondée sur la discrétion et la fiabilité.
3 Gestion administrative et suivi technique
• Gérer et suivre les déclarations de commencement de travaux.
• Rédiger et suivre les arrêtés (occupation du domaine public, circulation, etc.).
• Enregistrer et suivre les bons de commande émis par les services (logiciel comptabilité).
• Participer à la gestion et au suivi des ordures ménagères, déchets valorisables et déchets spéciaux.
• Gérer les dossiers d’assurances, sinistres et marchés publics de travaux.
• Planifier les réservations de salles et de minibus (prise de rendez-vous, suivi des états des lieux et retours).
4. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers, documents et comptes rendus.
• Gérer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs.
• Assurer la saisie et la présentation de documents variés (rapports, tableaux de suivi, arrêtés, délibérations).
5. Suivi des projets et activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne du secrétariat.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi d’activité.