Agent de coordination de l'accueil général (H/F) - VILLE DE LORIENT

Afin de proposer un service public de proximité et de qualité accessible à toutes et tous, la Ville de Lorient accueille les usagers à l’Hôtel de Ville du lundi au samedi matin.

Dans ce cadre, vous êtes le référent et assurez la coordination de l’activité des agents d’accueil de l’Hôtel de Ville. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public, vous participez activement au bon fonctionnement des services à la population et véhiculez une image positive de la collectivité.

Encadrement et pilotage de l’activité d’accueil
Elaborer les plannings de l’équipe - Encadrer et animer le travail de l’équipe – S’assurer de la continuité de service - Procéder aux entretiens annuels d’évaluation des agents encadrés - Contribuer à l’élaboration du plan de formation du secteur et développer les compétences des agents - Veiller à la qualité du service rendu - Prévenir et réguler les conflits - Communiquer et valoriser les missions et les projets - Promouvoir la qualité de vie au travail - Veiller à l’application des consignes d’hygiène et sécurité – Etablir les statistiques d’activité de l’accueil –
Être le référent numérique de l’équipe d’accueil (accompagnement à la mise en place et à l’utilisation des outils numériques).

Accueil physique et renseignement du public (guichet d’accueil) :
- Valoriser et renseigner le public sur les projets de la ville, les activités des services et les manifestations
- Orienter le public vers la personne, le service ou l’organisme adapté à ses besoins
- Participer à la gestion de la file d’attente pour les RDV titres d’identité, état civil, formalités réglementaires, éducation
- Recueillir des données statistiques afin de mieux connaître et répondre aux besoins du public
- Accompagner les usagers dans l’utilisation de la borne numérique à l’accueil de l’Hôtel de Ville

Tenue du standard de l’Hôtel de Ville (bureau)
- Assurer l’accueil téléphonique du public
- Renseigner et orienter les usagers vers la ressource adaptée à son besoin
- Faire préciser la demande et transmettre les communications au bon interlocuteur
- Réceptionner et traiter les appels d’urgence en dehors des horaires d’ouverture du service voirie

Communication et diffusion de l’information
- Être le référent des services de la Ville pour la diffusion d’information à l’accueil
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations à l’attention du public
- Être le référent des différents supports de communication (Préparation, mise à jour, suivi), en lien avec la responsable SRU et la Direction de la communication

En fonction des évolutions et nécessités de service, participation à toute autre activité du service.