AGENT DE SECRETARIAT CONF

Intégrée au sein de la 3e Division, la 2e Brigade Blindée (2BB) est commandée par un Général. Elle comprend un Etat-Major et 7 Régiments. L’Etat-Major de la 2e Brigade Blindée (EM2BB) se subdivise lui-même en un Etat-Major (EM), une Compagnie de Commandement et de Transmissions (2CCT) et un Centre de Formation Initiale des Militaires du rang (CFIM/12 RCA.

L’EM et la CCT sont situés au quartier Leclerc d’Illkirch-Graffenstaden, près de Strasbourg. L’EM se subdivise en plusieurs bureaux commandés par un Chef d’Etat-Major (CEM) qui dispose d’un secrétariat. Subordonné au chef du secrétariat, l’adjoint administratif (dont l’emploi fait l’objet de la présente description), participe au traitement et à la ventilation de l’information au sein de l’état-major. Il doit maitriser l’outil informatique pour rédiger des notes et gérer les calendriers.

Par ses fonctions, il est tenu d’adopter une attitude courtoise, dynamique et efficace, de façon à apporter au CEM toute l’assistance nécessaire, tout en donnant une image positive, conforme à l’esprit de la brigade.

A compter du 1er juillet 2023, le poste sera transféré d 'ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN à STRASBOURG au 11 rue brûlée.
• Courrier arrivée : Le réceptionner, le vérifier et le trier pour le présenter à l’autorité. Après visa du commandement, assurer sa diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés
• Enregistrer le courrier arrivée et départ sur le logiciel référent et favoriser l’emploi de l’outil informatique pour la diffusion du courrier (scan, centre de partage de documents.)
• Savoir rédiger des documents (chrono, ordre de mission, messages).
• Appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret.
• Préparer le courrier émanant des différents services de l’entité et assurer son expédition
• Assurer l’accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques
• Orienter les visiteurs ou les correspondants téléphoniques en fonction de leur demande et de leur besoin
• Transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou
• Gérer les agendas et les planning d’activités afférents au secrétariat
• Participer à la préparation de certaines activités planifiées du service
• Gestion de planning
• Tenir à jour la documentation de l’unité
• Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire au secrétariat
• Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur
• Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions prévus
• Appliquer les règles du classement et de la gestion des archives
• Rechercher l’information identifiée dans les textes officiels, dans Intradef et/ou sur le w
- Faire la SPA de la cellule secrétariat pôle commandement tous les matins avant 8h30 en vérifiant physiquement la présence du personnel.
- Envoyer les effectifs rationnaires au regard de la SPA (dont la Nds du jeudi matin pour le personnel mangeant le vendredi midi)
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