Agent de secrétariat confirmé

La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) est chargée de garantir la mise à disposition des équipements en service nécessaires aux forces et d’assurer le maintien du potentiel des parcs de matériels qu’elle gère jusqu’à leur élimination tout en maîtrisant les coûts de maintien en condition opérationnelle (MCO).

La sous-direction des opérations (SDO) permet aux armées et services interarmées de disposer des matériels terrestres, dont ils ont besoin, pour remplir leur contrat opérationnel. La SDO dispose d’un secrétariat au service de la DCP et des 6 domaines répartis en 2 bureaux. Le secrétariat est sous la direction d’un personnel militaire et aux ordres de l’adjoint de la division coordination des parcs (DCP).

Affecté au secrétariat de la direction de la DCP, vous recueillerez les informations nécessaires à l’ordonnancement des travaux et activités majeures confiés à la division et aux domaines. Vous serez en charge de gérer les agendas, planifier les réunions et de garantir le traitement et la diffusion du courrier (suivi des visa et signature – COR@IL). Vous rédigerez des documents écrits, contrôlerez la bonne application de la charte graphique et participerez également aux différentes tâches annexes de secrétariat nécessaire à la vie courante de la division et des domaines (logistique, accueil, permanence téléphonique).
Enregistrer, diffuser, classer le courrier arrivé et départ. Suivre ou préparer les dossiers confiés avec les suites bureautiques.
Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur. Rédiger et mettre en forme des documents.
Coordonner les agendas et planifier les réunions en lien avec les secrétariats des autorités.
Déterminer le mode d'enregistrement, le support, les références selon le type de texte, les traitements ultérieurs prévus, le système de classement.
Établir les commandes, réceptionner et stocker les fournitures de bureau. Assurer diverses tâches de secrétariat (réservations de salles, de véhicules, demandes d’accès). Assurer les tâches de reprographie.
Utiliser les logiciels métiers : CONCERTO, GAT, EUREKA, COR@IL, PC@.
Gérer les demandes de permissions, congés, ordres de missions, tâches RH…
Entretenir le réseau de correspondants nécessaires à l’exécution des différentes missions.
Recueillir des informations générales au sein de la SIMMT afin d’en assurer la diffusion au sein de la division. Gérer les communications.
Assurer la logistique des manifestations organisées.
Gérer les cartes CIMS : logiciel MOp SI CIMS AED.
Assurer l’archivage physique et numérique des documents produits ou reçus au sein de la division.