AGENT DE SECRETARIAT

Enregistrer le courrier « arrivée » et préparer le courrier « départ » (format papier ou numérique) et assurer la gestion de la messagerie (dont la boite fonctionnelle du service).
Participer aux tâches de management de l’information du CIJ, en liaison avec la base aérienne.
Gérer l'agenda du directeur du CIJ et les tâches afférentes.
Participer à la gestion des plannings du CIJ et à la comptabilisation des absences du personnel civil et militaire (SI Orchestra, Concerto et Gaëtan) en collaboration avec le bureau pilotage.
Rédiger et établir les ordres de mission des personnels du CIJ (CHORUS DT) et en assurer le traitement / suivi en collaboration avec le bureau pilotage.
Assurer l’ouverture et la prise en charge des dossiers de règlement des dommages et de contentieux sur le SI métier (SUDOCO II puis SI CTX) et Télérecours, compétence partagée avec d’autres agents des bureaux spécialisés.
Effectuer l’archivage du CIJ en lien avec les bureaux métiers et aider à exploiter les archives.
Appuyer la cellule en charge des publications au bulletin officiel, de l'enregistrement des répertoires de l'INSEE et des relations avec les chambres des notaires.
Assurer les relations avec les prestataires en charge de l'entretien du matériel de secrétariat.
Gérer l'accueil téléphonique du CIJ et l'accueil d'invités ou d'autorités.
Tenir à jour les stocks de fournitures et participer à l’expression de besoins pour le CIJ.
Mettre à jour l'inventaire des biens