Agent/agente d'accueil, standard, courrier et archivage
Référence : MINT_BA005ATC-114345
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture des Hautes Alpes
- Localisation : Préfecture des Hautes-Alpes - SGCD- 28 rue Saint-Arey - 05000 GAP
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
GROUPE RIFSEEP : 1
Emplois type et Codes :
USA002A ‑ Chargé d’accueil et d’information
ADM003A - Gestionnaire courrier
ADM008A - Chargé de ressources documentaires
LOG002A ‑ Gestionnaire logistique des moyens matériels et opérationnels
Activités principales :
Gestion des appels téléphonique de l’accueil physique, du courrier et de l’archivage sur les 3 sites des services de l’état (préfecture, DDT et DDETSPP) et sur différents cycles horaires. Soutien logistique. Soutien informatique. Respect des contraintes du label QualiATE.
Standard :
-Gestion du standard mutualisé des services de l’état dans les Hautes-Alpes, les jours ouvrés, de 8h à 18h, depuis un des 3 sites suivants : Préfecture, DDT et DDETSPP.
-Accueil téléphonique, renseignement des usagers et orientation des appels vers les services métiers.
-Mise à jour de l’annuaire fédéré MUST (partagé avec la préfecture de région).
-Mise à jour des annuaires téléphoniques.
Accueil :
-Réponse aux visiophones et ouverture des portes d’accès sur les différents sites.
-Accueil physique du public durant les heures d’ouverture des services de l’état.
-Accueil physique des participants aux réunions et des prestataires externes.
-Orientation des usagers vers les guichets.
-Pré-accueil des usagers : premier niveau de réponse sur certains sujets métiers, notamment sur les titres de séjour et les suspensions de permis de conduire.
-Prise de rendez-vous pour les usagers.
-Tamponnage des documents administratifs déposés par les collectivités.
Soutien logistique et informatique :
-Gestion et mise à disposition des fournitures de bureau.
-Gestion et remplacement des toners des copieurs.
-Mise à disposition de petits matériels audios, vidéos et informatiques.
-Mise à disposition des pochettes « prise de véhicules » SGCD (DDT – DDETSPP).
-Mise à disposition des badges du distributeur de boissons.
-Mise à jour du site intranet.
Courrier - Archivage :
-Gestion des courriers papiers, électroniques, SVE, recommandés, colis : Tri, enregistrements GEC et mise à disposition.
-Assurer la navette courrier quotidienne (courriers « départ » et « arrivée ») entre la DGFIP et les services sous convention : Préfecture, DDI, ARS.
-Administration de l’application de Gestion Électronique de Courriers (GEC).
-Enregistrement et suivi des réclamations et demandes d'informations (démarche QUALIPREF)
-Gestion des bordereaux d’archivage et de la destruction ou du versement.
-Transfert physique et numérique des archives vers les archives départementales.
-Gestion de l’archivage des Actes Administratifs.
Profil recherché
Compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
- connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis
-Gestion de projets informatiques : niveau pratique - requis
Savoir-faire :
- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
- savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
- avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise - requis
- savoir analyser : niveau maîtrise- requis
Savoir être :
- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
- savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis
- savoir s'exprimer oralement : niveau expert - requis
- savoir accueillir : niveau maîtrise - requis
Durée attendue sur le poste : 5 ans
Vos perspectives :
Poste administratif au SGC
Qui contacter :
- Dimitri BOUCHERIE – Chef du Service du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication :
dimitri.boucherie@hautes-alpes.gouv.fr
- Christian SURPI - chef du service des ressources humaines :
christian.surpi@hautes-alpes.gouv.fr
Dépôt de candidature :
Candidature à déposer sur l'interface de mobilité du ministère de l'intérieur à l'adresse suivante :
https://ministereinterieur-career.talent-soft.com
La candidature doit être composée d'une lettre de motivation, d'un CV et du formulaire de mobilité à télécharger :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
Attention : les candidatures transmises directement par mail ne seront pas prises en compte
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Localisation administrative :
Préfecture des Hautes-Alpes – Secrétariat Général Commun – Service du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication
Site Préfecture – 28 rue Saint-Arey – 05000 Gap
Site DDT – Place du Champsaur – 05000 Gap
Site DDETSPP – Rue des Silos – 05000 Gap
Environnement professionnel :
Activités du service :
Le Secrétariat Général Commun Départemental a pour mission la mise en œuvre des fonctions budgétaires, logistiques, bureautiques et informatiques, ainsi que l’accompagnement en terme de ressources humaines des structures relevant de la DDT, de la DDETSPP et de la Préfecture ainsi que des agents les composant.
Composition et effectifs du service :
Le service général commun départemental se compose de 43 agents :
-Le Directeur et les 2 déléguées DDT et DDETSPP
-Ressources Humaines (12 personnes)
-Achats Finances Immobilier Logistique (15 personnes)
-Numérique et SIC (13 personnes)
Liaisons hiérarchiques :
- Le Chef du Service du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication
- Le Directeur du Secrétariat Général Commun Départemental
- Le Préfet des Hautes-Alpes
Liaisons fonctionnelles :
- Les agents des services du périmètre SGCD et des services hébergés
- Les usagers des services de l’État
- Les agents du SGCD : bureaux achats/finances et logistique/immobilier/ -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- Astreintes hebdomadaires en Heure Non Ouvrée (18h à 8h), le week-end et les jours fériés ou fermés.
- Permis B pour navette courrier.
- Port de charges (colis, caisse de courriers).
Dépassements horaires rares mais possibles en fonction des besoins du service et des astreintes.
Sens du service public et des relations tant avec le public qu'avec la hiérarchie préfectorale.
Discrétion professionnelle à toute épreuve.
Travail sur les 3 sites impliquant une forte adaptabilité et une certaine disponibilité.
Télétravail : aucune mission éligible
Rémunération :
Fonctionnaires : suivant grade et indice + NBI : 8 points
Contractuels : rémunération brute de 1823 à 1969 euros suivant expérience -
Titre III du livre III du code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2
-
Susceptible d'être vacant à partir du 01/04/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
