Assistance de Direction P. 128 - Collectivité de Saint Martin COM Antilles Françaises
Référence : O971251219001600
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Mobilier national
- Localisation : Saint-Martin
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Assiste le directeur général adjoint dans l’accomplissement de ses missions de coordination de l’action des directions opérationnelles relevant de la DGA, dans l’organisation générale, la gestion, la communication, l’information, l’accueil et les ressources humaines. Collaboratrice proche du directeur général adjoint, elle entretient des relations régulières avec les directions opérationnelles relevant de la direction générale adjointe.
L’assistante du Directeur devra Accompagné dans la planification et dans la préparation de ses engagements professionnels,
- Assure l'accueil et l'information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve,
- Apporte un premier niveau de réponse et contribue à la bonne circulation de l'information,
- Suit les projets et activités de la direction, et pilote certains dossiers en autonomie.
- Veille à la transmission des parapheurs
- Relais avec la DRH
- Assure la continuité au niveau des arrêtés
ACTIVITES PRINCIPALES :
1. Secrétariat
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc...
- Assure la gestion de courrier,
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
- Tient à jour le classement du Directeur, la mise à jour de bases de données et de fichiers
- Assiste aux réunions de la Direction et rédige les comptes rendus.
2. Accueil/Communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre le directeur général adjoint et les directeurs opérationnels ainsi qu’avec la Direction générale des services.
3. Assistanat
- Organise l'agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur général adjoint
- Organise les déplacements du Directeur Général adjoint
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Assure la logistique des réunions et des formations (réservation de dates et de salles, convocation, prestations...)
Profil recherché
Parfaite maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet), nécessaires à l’établissement de documents administratifs. Bonnes connaissances des différentes techniques de secrétariat et de prise de note pour la rédaction des comptes rendu et relevés de décisions entre autres. Sens de l’organisation et excellente expression écrite et orale. Connaissance du fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions), Connaissance des circuits et procédures administratives.
Savoir – faire :
Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication
Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
Assurer une bonne transmission de l'information
Savoir travailler de manière autonome
Savoir prendre des initiatives
Posséder des qualités d'organisation et de classement
Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
Faire preuve de capacité de synthèse
Savoir – être :
Sens du travail en équipe
Rigueur et fiabilité, disponibilité
Discrétion et sens du sens service public
Respect des règles de confidentialité
Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Participer à la valorisation de l'image de la Collectivité
Qui sommes-nous ?
Soutien des métiers d’art et de la création depuis le XVIIe siècle, le Mobilier national a pour mission d’assurer la conservation et la restauration de ses collections uniques au monde, de perpétuer et de transmettre des savoir-faire exceptionnels. Haut lieu de patrimoine, l’institution est aussi un acteur majeur de la création contemporaine et de la promotion des arts décoratifs à la française.
Le Mobilier national crée et restaure des dizaines de milliers de meubles et d’objets destinés à l’ameublement et au décor des édifices publics en France et à l’étranger. Plus de trois-cent-quarante femmes et hommes œuvrent au quotidien à entretenir, à pratiquer et à mettre en valeur les savoir-faire d’excellence de l’institution, à Paris et en région. L’institution rassemble sept ateliers de restauration et huit ateliers de création, en mobilier et textile, dont les manufactures des Gobelins, de Beauvais et de la Savonnerie.
Résolument tourné vers l’avenir, le Mobilier national est l’un des membres fondateurs du Campus d’Excellence des métiers d’arts et du design – Paris, manufactures des Gobelins, lancé en 2020. Il témoigne par son rôle de la vitalité de la création artistique et du design contemporain.
Le Mobilier national est un établissement public administratif rattaché au ministère de la Culture.
À propos de l'offre
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CV+ Lettre de Motivation
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif, Rédacteur
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
