Assistant / Assistante de direction (H/F)
Référence : 2024-1774612
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de la Guyane
Université de Guyane, Cabinet du Président - Localisation : cayenne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) selon grille indiciaire € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L'assistant.e exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il.Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du Cabinet du Président de l'Université de Guyane.
Assister le Président :
- Gérer son agenda, ( organiser ses rendez-vous et déplacements, préparer les réunions, les dossiers et les suivre ... )
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs et les différents services de l'établissement.
- Préparer les dossiers pour les rendez-vous du Président.
Mission transversale :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer, renseigner, orienter et prendre les messages.
- Aide à l'organisation d'événements institutionnels et participation à des réunions conférences
- Prise de note et élaboration des comptes rendus
Gestion administrative du secrétariat du Cabinet de la présidence:
- Rédiger, soumettre à la Chef de cabinet et mettre en forme les documents administratifs et courriers réponses pour signature du Président ou de la Chef de cabinet
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et classer le courrier postal et électronique de la Présidence.
- Réceptionner, vérifier les parapheurs (des composantes, des services centraux ...) pour signature du Président et suivre leur circulation.
- Réceptionner, vérifier les conventions (hors convention de stage) pour signature du Président. Archivage numérique.
- Gérer et suivre les commandes du Cabinet.
- Gérer les réservations de salles pour les extérieurs (Rectorat, Préfecture...)
Profil recherché
Connaissances attendues:
- Réglementation et principes de fonctionnement d'une université
- Techniques d'expression écrite et orale
- Technique d'élaboration de document sous WORD et de tableur sous EXCEL
Compétences opérationnelles / savoir faire:
- Respect des procédures mises en place
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Compétences comportementales / savoir être :
- Respect de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Initiative
- Réactivité
- Rigueur
- Fiabilité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Université de Guyane, Cabinet du Président
À propos de l'offre
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37h30 hebdomadaires, horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et à la demande du supérieur hiérarchique
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Secrétaire
