ASSISTANT ADMINISTRATIF
Référence : 2022-1022306
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse
DGESCO Sous-direction des lycées et de la formation professionnelle tout au long de la vie bureau des lycées généraux et technologiques (DGESCO A2-1) - Localisation : 107 rue de Grenelle – 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Membre à part entière de l’équipe, l’assistant administratif et de communication contribue ainsi à la bonne réalisation des missions du bureau, dans un contexte marqué par de forts enjeux de communication autour du lycée général et technologique et impliquant la production de nombreux supports écrits. Il concourt également, en tant que de besoin, à la continuité du service au sein de la sous-direction.
Au sein de ce collectif, son intervention s’organise principalement autour de deux axes :
Aide à la conception de supports de communication, gestion de contenus et secrétariat de rédaction
- Apporter à l’équipe un appui technique pour la création de supports d’information tels que, par exemple, des schémas sur les nouveux dispositifs internationaux au lycée, des infographies sur le baccalauréat, des frises chronologiques sur les systèmes d’information ou sur la scolarité des sportifs de haut niveau;
- Apporter sa contribution à la refonte de l’espace numérique de partage des documents du bureau et assurer ensuite le maintien, dans la durée, de l’arborescence et des modalités d’organisation choisies (respect des règles de nommage, maintien de la cohérence de l’organisation des fichiers) ;
- Contrôler la conformité des documents produits par le bureau au regard de la charte graphique ministérielle et des modèles de référence (lettre, maquette du livret scolaire, projet de texte réglementaire, note administrative, …);
- Réaliser la vérification orthographique, grammaticale, syntaxique et typographique des textes.
Appui à la coordination des activités, soutien organisationnel auprès de l’équipe et suivi des échéances
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des tableaux de bord, des fiches de procédure et tout document permettant d’améliorer le fonctionnement du bureau ;
- Veiller au respect des délais de réalisation des travaux réalisés, en lien avec les échéances de l’agenda (suivi des publications de textes réglementaires, des réponses aux questions des parlementaires et aux courriers des usagers, des préparations d’éléments de langage pour les instances) ;
- Coordonner les aspects logistiques du bureau (réservation des salles pour les réunions, organisation des visioconférences, invitation des participants, gestion des commandes de matériel, gestion de l’accueil des nouveaux agents, suivi des questions matérielles).
En complément, l’assistant administratif et de communication est responsable des missions suivantes :
- Assurer la circulation de l’information au sein du bureau et avec les autres services du ministère, notamment pour signaler la publication de textes ou de supports de communication ;
- Tenir à jour les fichiers de contacts du bureau (inspecteurs généraux, membres des commissions et instances…) ;
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des documents internes ; gérer le classement et l’archivage.
Profil recherché
Connaissances :
Le poste requiert un intérêt pour les questions scolaires et éducatives portées par le bureau : organisation de la scolarité en lycée d’enseignement général et technologique, définition des modalités de l’examen du baccalauréat, liaison entre l’enseignement scolaire et l’enseignement supérieur.
Une maîtrise du Pack Office est également nécessaire, en particulier de Word dans l’ensemble de ses fonctionnalités (y compris les tableaux, zones de texte, insertion de formes ou d’images), mais également d’Outlook, de Powerpoint et dans une moindre mesure d’Excel.
Des connaissances approfondies en matière d’orthographe, de syntaxe et de règles typographiques sont attendues.
Compétences :
Avoir un goût marqué pour le travail en équipe
Gérer les urgences et faire preuve de réactivité,
Planifier les activités, gérer les priorités et veiler au respect des délais,
Faire preuve d’autonomie, d’inititative et savoir rendre compte de son activité,
Mettre au service de ses missions un bon sens de l’organisation
Faire preuve de rigueur, fiabiité et de précision dans la réalisation de ses missions
Faire preuve d’un sens de la confidentialité et de qualités relationnelles
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- - Agnès Poussin, cheffe du bureau des lycées généraux et technologiques agnes.poussin@education.gouv
- - Sophie Marion, cheffe du département des ressources humaines et des affaires générales sophie.mari
Qui sommes-nous ?
Le ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse (MENJ) est en charge de la préparation et de la mise en œuvre de la politique du Gouvernement concernant la jeunesse au sein et en dehors du milieu scolaire, à l’accès de chacun aux savoirs et au développement de l’enseignement préélémentaire, élémentaire et secondaire. Il est le 1er employeur de France avec plus de 850 000 professeurs et près de 340 000 personnels de direction, d’inspection, d’administration et d’assistance éducative.
Notre vocation : partager et transmettre les valeurs de la culture humaniste, promouvoir l’égalité et le respect de la diversité pour permettre à chaque enfant de s’épanouir et de réussir dans un climat propice aux apprentissages.
Les personnels impliqués au quotidien dans notre ministère constituent une communauté éducative partageant le même engagement : contribuer à améliorer les apprentissages, les acquis et les résultats des élèves, leur bien-être et réduire les inégalités scolaires de plus de 13 millions d’élèves.
Nos valeurs :
- Personnalisation : notre ambition est d’offrir un véritable accompagnement personnalisé pour mieux reconnaître l’engagement des personnels, le valoriser et proposer des parcours professionnels adaptés à chacun ;
- Esprit d’équipe : notre volonté est de renforcer l’autonomie des collectifs pédagogiques, de développer l’esprit d’initiative et les pratiques collaboratives en cultivant la dynamique d’entraide qui est au cœur de nos métiers ;
- Efficacité : notre objectif est d’améliorer la qualité de vie au travail de tous nos personnels et d’améliorer ensemble le fonctionnement de notre service public.
Nos métiers :
Les domaines où s’exercent les métiers dans l’éducation nationale et de la jeunesse sont multiples : l’enseignement avec plus de 80% des effectifs, les métiers de la vie scolaire mais aussi la santé et le social, l’administration, la gestion des ressources humaines, les finances, les systèmes d’information, l’encadrement (direction et inspection), la mise en œuvre des politiques de jeunesse, d’engagement et de vie associative.
Nous recrutons, par exemple, chaque année, environ 400 gestionnaires administratifs et financiers ou agents comptables des collèges et lycées, 100 conseillers ou conseillères RH de proximité, des informaticiens ou informaticiennes, des médecins scolaires et des médecins du travail, près de 400 infirmiers ou infirmières, environ 150 assistants et assistantes de service social, des intervenants en politiques de jeunesse, d’engagement et de vie associative, des entraîneurs, entraîneuses, formateurs et formatrices sportifs, en appliquant des principes de non-discrimination dans nos processus de recrutement.
Nos lieux d’exercice :
Vous pourrez travailler partout en France, les lieux d’exercices sont nombreux et variés (rectorats/ délégations régionales académiques à la jeunesse, à l’engagement et aux sports/écoles/ collèges/lycées/CREPS/en milieu pénitentiaire/en milieu rural ou plutôt urbain, etc.) dans les 17 régions académiques, 30 académies et 97 directions des services départementaux de l’éducation nationale.
Vous souhaitez prendre part à l’innovation publique ? Venez construire l’avenir avec nous !
Descriptif du service
Au sein de la sous-direction des lycées et de la formation professionnelle du service de l’instruction publique et de l’action pédagogique, le bureau des lycées généraux et technologiques (DGESCO A2-1) est sollicité sur l’ensemble des sujets qui touchent au lycée, dont les liens avec l’enseignement supérieur. Dans ce cadre, le bureau est amené à travailler en étroite collaboration avec l’inspection générale et avec les différents services du secrétariat général. Il s’appuie sur une coopération permanente avec d’autres bureaux. En outre, il rencontre régulièrement les organisations représentatives des personnels, dans le cadre principalement des instances consultatives. Il joue un rôle essentiel de relais entre les contraintes rencontrées sur le terrain et la définition des stratégies nationales et constitue en permanence une force de proposition de premier plan sur l’ensemble des dossiers dont il a la charge.
Ses principales missions consistent à :
- conduire ou de coordonner les études préalables aux projets de changements relatifs aux enseignements et examens;
- élaborer la règlementation relative aux enseignements et aux examens ;
- apporter expertise et conseils aux services déconcentrés dans l’interprétation et l’application de la règlementation ;
- élaborer les éléments de langage et argumentaires destinés à la communication intra ou extra-ministérielle ;
- conduire une évaluation des mesures engagées
À propos de l'offre
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Personnes à qui adresser les candidatures (mail) :
- Agnès Poussin, cheffe du bureau des lycées généraux et technologiques
agnes.poussin@education.gouv.fr - Téléphone: 01 55 55 39 63
- Adeline Croyere, sous-directrice des lycées et de la formation professionnelle
adeline.croyere@education.gouv.fr - Téléphone: 01 55 55 37 31
autre personne à contacter (mail) :
recrutement-dgesco@education.gouv.fr
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Vacant à partir du 01/02/2023
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Secrétaire
