Assistant administratif affaires scolaires (h/f) - Aubervilliers
Référence : O093260302001395
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aubervilliers
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Suivi administratif quotidien :
o Gestion des appels téléphoniques et des mails du service
o Gestion du courrier (arrivée et départ)
o Gestion du planning d’occupation de la salle de réunion
Communication :
o Interne au service et articulation avec les autres secteurs, notamment relations avec les écoles et les usagers
o Externe auprès des usagers et de la communauté éducative et gestion du lien avec le service communication pour diffusion d’informations sur l’activité du service
Actualisation et suivi des procédures et des actes administratifs (délibérations, conventions de mise à disposition des locaux scolaires…), et des documents-ressources (annuaire de rentrée, plaquette de procédures des écoles...)
- Suivi des demandes de reproduction de documents
- Réponse à des mails, prise de contacts et transmission d’informations à d’autres services de la ville, des directions d’école, d’autres partenaires. Alerter si nécessaire sur certaines situations signalées par mail.
- Suivi des réponses aux mails, suivi des dossiers, relance si nécessaire
- Rédaction de documents administratifs
- Saisie de données dans des tableaux Excel
- Assurer des remplacements à l’accueil des inscriptions scolaires
- Organisation et planification des réunions, gestion d’agenda
- Gestion de commandes
- Suivi des besoins en petits travaux du service
- Saisie et diffusion de documents (courriers, convocations, comptes rendus, bilans d’activités et de statistiques…) en lien avec le responsable du service
- Collecte de données, élaboration d'outils de suivi, et appui à la communication externe (courriers, publipostages…)
- Classement, archivage et mise à jour des dossiers numériques, gestion du serveur bureautique du service
Profil recherché
Connaissances requises (savoirs) :
- Maîtrise des outils informatiques (Word, EXCEL, PPT, cana, etc.)
- Aisance rédactionnelle et capacité à prendre des notes
Connaissances requises (savoir-faire) :
- Organisation et gestion du temps de travail
- Rigoureux·se et méthodique
Compétences relationnelles (savoir être) :
- Établir une relation de confiance et de loyauté
- Capacités d’écoute et disponibilité
- Sens des responsabilités et du travail en équipe
- Discrétion et réserve professionelle
À propos de l'offre
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Envoyer votre CV et lettre de motivation
Référence à préciser :
Madame le Maire
à l'adresse mail suivante :
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 02/06/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
