Assistant administratif de l'École doctorale (H/F)
Référence : 2026-2293589
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales (EHESS)
- Localisation : 54 boulevard Raspail 75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS
L’assistant·e administratif·ve participe à la mise en œuvre des missions du service de l’École doctorale et assure, dans le respect des procédures et des règles en vigueur, la gestion administrative des cotutelles internationales de thèse, ainsi que le suivi de l’attribution des financements et des actions de communication de l’ED.
Il ou elle contribue également au bon fonctionnement de l’équipe et apporte un appui à la responsable du service en fonction des besoins et des périodes de forte activité. Ce poste vise notamment à renforcer l’accompagnement de la responsable dans le cadre du déploiement d’un nouvel applicatif, entraînant une augmentation temporaire de la charge de travail.
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion des cotutelles internationales de thèse
- Accueil et information des étudiants et les encadrants de l’ED au sujet des cotutelles
- Contrôle de l’éligibilité des dossiers de demandes de cotutelle de thèse
- Gestion de l’élaboration des conventions en partenariat avec les établissements partenaires des cotutelles
- Gestion et suivi des demandes de modification des conventions, élaboration des avenants
- Suivi des signatures et enregistrement des cotutelles
- Saisie sur Apogee et sur Step et mise à jour des tableaux internes de suivi des cotutelles
Appui à l’organisation du service, en lien avec les gestionnaires de l’ED et des autres services de la DEVE
- Mise en œuvre du plan de communication de l’École doctorale : actualisation des formulaires et du site internet, gestion de la campagne de réinscription, organisation et diffusion des appels à candidatures externes (financements de thèse, prix de thèse, etc.)
- Appui à l’organisation de la journée de rentrée et à la préparation du parcours doctoral annuel
- Suivi des campagnes d’aides et de financements des doctorants (informations, diffusion, suivi de la procédure d’attribution : aides au terrain et à la professionnalisation, aides aux cotutelles, campagnes de contrats doctoraux spécifiques (CDH et EHESP)
- Suivi et vérification des conventions de codirection et des conventions d’accueil des doctorant.es
- Maintien et actualisation des tableaux de bord de l’ED
- Appui à la préparation des conseils de l’ED
- Mises en forme des procédures du service et participation à la construction du recueil des procédures
- Mise en qualité des données des différents dossiers gérés
- Classement et archivage
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
- Connaissance de l’anglais (B1 cadre européen commun de référence pour les langues)
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage
Compétences opérationnelles
- Maîtrise et suivi de la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel...)
- Savoir prévoir, planifier, hiérarchiser ses actions
- Savoir respecter le calendrier des actions, les échéances
- Savoir informer et rendre compte
- Capacité à faire appliquer des procédures
- Savoir élaborer des tableaux de suivi
- Capacité à communiquer en anglais dans un contexte professionnel, à l’écrit comme à l’oral
Compétences comportementales
- Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants-chercheurs
- Avoir le sens de l’initiative, de l’organisation
- Sens de la confidentialité,
- Savoir travailler en autonomie
- Rigueur / Fiabilité
- Capacité rédactionnelle
PROFIL RECHERCHE
- Bac +2 ou équivalent exigé
- Expérience souhaitée dans le même domaine d’activité
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
L’École des hautes études en sciences sociales (EHESS) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, doté du statut de « grand établissement ». Sa vocation est de comprendre les sociétés dans leur complexité en faisant coopérer l’ensemble des disciplines des sciences humaines et sociales.
L’EHESS accueille environ 3 000 étudiantes et étudiants en master, doctorat et diplôme de l’École. Son modèle repose sur une formation à la recherche par la recherche, fondée sur un lien étroit entre enseignement et activité scientifique.
L’établissement s’appuie sur 38 unités de recherche, au sein desquelles près de 800 enseignants et chercheurs développent les savoirs et accompagnent les étudiantes et étudiants, avec l’appui de 400 personnels administratifs et techniques.
L’EHESS se distingue par son projet intellectuel interdisciplinaire, son ouverture internationale et son engagement dans la diffusion des savoirs. Elle est également membre fondateur du Campus Condorcet, grand campus de sciences humaines et sociales de rayonnement international.
Descriptif du service
La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.
La DEVE accueille une École doctorale multidisciplinaire (organisée en 11 formations doctorales) et une École doctorale en co-accréditation avec d’autres établissements d’enseignement supérieur. L’École doctorale définit la politique d'admission des doctorant.es, organise leur formation (notamment, la formation à l'éthique de la recherche et à l'intégrité scientifique) et favorise l'acquisition d'une culture pluridisciplinaire dans le cadre d'un projet scientifique cohérent, participe à la visibilité internationale de l’établissement par la mise place de conventions de cotutelle internationale (actuellement au nombre de 200 environ), veille au respect des principes de la Charte du doctorat de l’établissement en conformité avec les arrêtés ministériels réglant le diplôme national du doctorat, met en place l’organisation destinée à assurer au/à la doctorant.e une relation sereine et efficace avec son encadrant.e ainsi qu’avec l’établissement, prépare l'insertion professionnelle des
À propos de l'offre
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Niveau de recrutement : ASI (Catégorie A)
BAP et emploi-type : J3C44 – Assistant·e en gestion administrative
Niveau de rémunération :
- Agents contractuels : entre 1 977,48 € et 2 580,87 € selon profil et expérience
Localisation du poste :
Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)/ Service de l’Ecole doctorale et des ED
Partenaires, 54 boulevard Raspail, 75006 PARIS
Type de poste : Poste à temps complet, ouvert aux agents contractuels (CDD de 6 mois renouvelable)
Poste à pourvoir au 1er juillet 2026.
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Vacant à partir du 29/05/2026
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Gestionnaire de scolarité
