Assistant administratif de la direction des études (F/H)
Référence : 2026-2158432
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Normale Supérieure
École normale supérieure - Localisation : 45 Rue d Ulm 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels entre 23k et 29k € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
MISSION PRINCIPALE
Assister le responsable administratif dans la coordination et la mise en œuvre des activités administratives, de communication, logistiques, de suivi d’appels, et de gestion financière liées aux projets et événements de la direction des études.
ACTIVITES PRINCIPALES
Tâches administratives
- Assurer, en lien avec l’assistant.e vie étudiante et carrières, l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la DEVEC
- Réceptionner, classer et transmettre les demandes reçues (email, courrier, etc.)
- Gérer les agendas de la direction des études et sécuriser les échéances
- Assurer le suivi des circuits de signature
Documentation et communication
- Participer à la communication et la diffusion de l’information par email
- Publier et mettre à jour les pages intranet et ou web de la DEVEC (documentation interne et externe)
- Prendre des notes de réunion et contribuer à la rédaction des comptes-rendus
Tâches logistiques
- Planifier et assurer le volet opérationnel des événements (suivi des participants, restauration, réservation, installation et équipement des salles, etc.)
- Coordination des grands dossiers de la direction des études (candidatures étudiantes aux divers appels, projets étudiants)
- Lancer les appels et réceptionner les demandes
- Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bord des appels
- Suivre les dossiers, sécuriser les échéances
Assistance aux tâches de gestion financière
- Traiter certaines commandes, du devis au paiement des factures, dans le logiciel de comptabilité de l’ENS-PSL
- Assurer le paiement des vacations
- Respecter les impératifs liés au budget annuel
CHAMPS DES RELATIONS
- Internes : étudiants, enseignants, responsables de formation, services administratifs de l’école
- Externes : PSL, établissements partenaires
Profil recherché
COMPETENCES ATTENDUES
- Diplôme : baccalauréat
- Expérience professionnelle : une expérience de secrétariat, de gestion financière ou dans l’administration publique serait un atout
Connaissances :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur public
- Langue anglaise : A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences techniques :
- Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel, messagerie électronique)
- Savoir hiérarchiser et planifier son activité en respectant les échéances
- Savoir rendre compte et alerter
- Savoir rédiger de manière claire, soignée et adaptée au public
- Gérer avec aisance des opérations administratives ou financières comportant des éléments chiffrés
Compétences comportementales :
- Savoir travailler en équipe
- Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de l’accompagnement des publics
- Être à l’aise dans l’échange direct avec les interlocuteurs
- S’adresser à différents interlocuteurs avec tact dans les échanges professionnels
- Être réactif et s’adapter rapidement aux situations
- Avoir le sens de la confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
"recrutement-srh@ens.psl.eu
Qui sommes-nous ?
L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.
Non-discrimination, ouverture et transparence
Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Descriptif du service
Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d’accueil du poste)
La DEVEC (Direction des Études, de la Vie Étudiante et des Carrières) est une structure centrale de l’ENS-PSL qui accompagne ses étudiants, de leur entrée à l’école jusqu’à la fin de leur scolarité, en coordonnant trois pôles complémentaires :
1. Direction des études
2. Direction de la vie étudiante
3. Direction des carrières
Le présent poste est affecté à la direction des études, dont la mission se concentre principalement sur le volet académique du parcours étudiant à l’école.
La direction des études cherche un·e assistant·e administratif·ve pour assurer un appui opérationnel au responsable administratif dans l’exercice des missions de service public de l’école.
À propos de l'offre
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AUTRES INFORMATIONS :
Poste à pourvoir : le 1er mars 2026
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 Paris
Quotité de travail : 100%
Poste ouvert :
- aux agents titulaires de la fonction publique
- aux contractuels (CDD de 2 ans – Rémunération selon grille et expérience)
VOTRE QUALITÉ DE VIE A L'ENS-PSL :L’ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.
En rejoignant l’ENS-PSL, selon le statut et les activités exercées, vous pourrez notamment bénéficier :
- Jusqu’à 49 jours de congés par an (jours de RTT inclus)
- D’une large gamme de formations professionnelles continues grâce à une école interne dédiée
- D’espaces de restauration et de cafétéria, d’accès sans restriction aux bibliothèques de l’établissement, d’installations sportives, etc...
- Autres avantages (liste non exhaustive) : prise en charge de 75% du titre de transport, allocation mobilité durable, contribution partielle à une complémentaire santé individuelle, bons culturels…
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Vacant à partir du 01/03/2026
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Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"
