Assistant administratif du bureau logistique et des moyens

Groupe RIFSEEP : 2
 
Vos activités principales :
- Effectuer le secrétariat du bureau (accueil physique et téléphonique, classement et archivage du service)
- Etablir des devis, effectuer l’enregistrement des demandes de bons de commandes sur le logiciel interne. Assurer la saisie des demandes d’achat et leur suivi dans les outils chorus.
- Attester du service fait en s’assurant de la réalité de la prestation auprès des prescripteurs. Suivre les livraisons en lien avec le magasin. Procéder aux distributions nécessaires.
- Effectuer les inventaires du mobilier et des matériels de la structure (inventorier le matériel neuf, réformer le matériel usagé, faire signer les prises en compte, contrôler régulièrement le mobilier mis en place dans la structure et ses divers mouvements)
- Assurer la gestion de la papeterie du site, commande du matériel en fonction des besoins des stocks, et distribution
- Assurer le lien entre bureau logistique et le bureau du budget
- Effectuer les demandes de prises en charge de mission
- Participer au soutien logistique des événements

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le bureau logistique et moyens est une des composantes du pôle immobilier / logistique, lui-même rattaché au département des Ressources de l’Ecole.
Le pôle immobilier / logistique se compose de 2 bureaux – bureau des affaires immobilières et bureau logistique et moyens.
Le bureau logistique et moyens se décline en 4 sections :
- coordination logistique
- transports
- habillement
- marchés publics

Ces sections sont spécialisées chacune dans leur domaine. Elles sont impliquées techniquement dans l’organisation logistique des manifestations intérieures et extérieures (cérémonie, examens, journées portes ouvertes…), l’élaboration du budget prévisionnel logistique, l’établissement des devis, des commandes et des prises en charge de mission, la gestion administrative et financière des marchés publics et contrats.

Composition et effectifs du service
Le bureau logistique et moyens est composé de 11 agents répartis ainsi : la cheffe (SACN), 6 adjoints techniques, 2 adjoints administratifs, 1 contrôleur des services techniques, 1 SACN.

Liaisons hiérarchiques
N+1 : Cheffe de bureau logistique et moyens
N+2 : L’attachée d’administration hors classe, chargée du département des ressources ou son adjoint

Liaisons fonctionnelles
Direction de l’ENP, permanents, élèves ou stagiaires, titulaires de marché, entreprises extérieures, SGAMI