Assistant administratif et financier - SYNDICAT MIXTE MOSELLE AVAL

Au sein de l’équipe administrative et rattaché à la Directrice administrative et financière, vous assurerez l’accueil physique et téléphonique du Syndicat et participerez activement à la gestion administrative et comptable courante de la structure, en appui aux différents membres des équipes administrative et technique.

- Accueil physique et téléphonique et gestion administrative et financière :
o Assurer l’accueil physique et téléphonique (prendre les appels, transférer des appels, orienter vers l’interlocuteur approprié, restituer des messages) ;
o Participer à la gestion administrative courante du Syndicat (rédaction de mails et courriers, invitations, procédures, mise en ligne de contenus sur le site Internet…) ;
o Participer au suivi administratif des subventions : participation à la préparation des pièces d’exécution (courriers, attestations, déclarations, …), tenue à jour des tableaux de suivi et de bord, alerter les services des échéances…, opérations de classement et archivage, numériques et physiques
o Participation à l’organisation des assemblées délibérantes : convocations et suivi des présences et des procurations, relances, préparation des dossiers de séance, accueil des élus, émargement, compte-rendu…

- Appui administratif et opérationnel aux équipes technique et administrative :
o Gestion et suivi administratifs des projets et/ou des activités des équipes techniques et administratives : mailing et courriers, préparation des dossiers, invitations et suivi, organisation d’évènements et de réunions, compte rendu de réunions, préparation logistique des interventions, …
o Opérations comptables, exécution et suivi de marchés : préparation et saisie des BC/Devis, diffusion, classement, préparation des PV d’admission, notifications, …

- Opérations comptables et commande publique :
o Participer au suivi de l’exécution budgétaire : éditer des requêtes, alimenter et mettre en forme des tableaux de suivi, …
o Mettre en œuvre et suivre l’exécution de marchés courants : assurer la gestion administrative courante, réaliser des demandes de devis, préparer et saisir des bons de commandes, des courriers, …
o Mandatement des factures courantes : rapprochement des factures, ajout PJ, contrôle imputation/RIB, …

- Gestion des consommables et des prestations de service support :
o Assurer le suivi des consommables, planifier les commandes
o Assurer le suivi et les relations avec les prestataires de services supports : Informatique, Copieur, Entretien des locaux