assistant administratif F/H

Activités principales

Accueil, information et orientation des usagers
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers de l’IUT.
Être disponible et à l’écoute des besoins des étudiants et les orienter vers les services concernés.
Accueillir les fournisseurs et réceptionner les colis, en lien avec le service ayant passé la commande.
Gérer les divers affichages et espaces d’information pour les étudiants : planning hebdomadaire de l’occupation des salles, actualités culturelles, sportives et vie étudiante, événements internes et externes, …
Assurer l’affichage lors des élections sur le site de Châteauroux, en appui de la responsable du service/ assistante de direction.
Gérer les locations de salle (contact avec les partenaires, suivi des conventions).
Suivre l’approvisionnement de certains équipements : distributeurs aliments, boissons, protections périodiques, armoire à pharmacie.
Suivre les emprunts de jeux et équipements divers des étudiants. Gérer les éventuels emprunts à la BU.
Suivre le prêt des vélos en lien avec la personne chargée de la maintenance : établir et assurer le suivi des contrats de location, alerter le chargé de maintenance en cas de besoin de réparation ou autre.
Gérer les objets trouvés et les réclamations pour les distributeurs et machine à café.
Gérer les emprunts de petits matériels informatiques affecté au service général (câble, pieuvres…).
 Assistance administrative au service général
Affranchir le courrier départ et distribuer le courrier arrivé dans les différents services.
Vérifier le bon fonctionnement des travaux de reprographie (mise à disposition de papier dans les espaces de reprographie, transmission des travaux lancés aux bons interlocuteurs…). En cas de besoin, réaliser les travaux de reprographie pour les enseignants vacataires.
Suivre les commandes de toner pour la reprographie et organiser le tri.
Assurer la plastification des documents.
Gérer les déclarations des copies de publications CFC et les centraliser pour les 2 sites.
Gérer la réservation des salles hors pédagogie, sous ADE, en lien avec les emplois du temps des formations.
Actualiser l’annuaire téléphonique pour le site de Châteauroux et la liste des alias de l’ensemble de l’IUT.
Gérer les commandes du Service Général du site de Châteauroux pour les fournitures de bureau, petits matériels, et petit mobilier.
Assister la responsable du service dans l’organisation d’événements divers (JPO, journée d’intégration, rentrée, remise des diplômes,).
Préparer le matériel destiné à la promotion de l’IUT auprès des lycées de la Région Centre Val de Loire et lors des forums d’orientation.
Participer à la gestion des archives de l’IUT : conseiller et diffuser l’information auprès des collègues, gérer le local des archives selon la réglementation en vigueur.
Être le « relais local » du comité d’entreprise « ASTUCE » de l’Université d’Orléans pour les 2 sites et gestion du stock de billetterie le cas échéant.