Assistant administratif GRETA

Assurer l’indexation et l’archivage des supports de formation 
Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires à la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent) 
Préparer et saisir sur YPAREO les données permettant le suivi des stagiaires et de l’activité (fiche stagiaires, clients, conventions, inscriptions…) et éditer les différents documents (attestation, feuille d’émergements, contrat individuel de prestation, convention, tableau de suivi des inscriptions…) 
Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaire pour la saisie des données demandées 
Assurer l’accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement 
Contribuer à l’organisation des jury (réception/transmission des mémoires, de courriel de convocation) 
Participer aux réunion, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droit 
Mettre en œuvre le système d’archivage 
Maitriser les principes de la communication écrite et orale 
Participer à la mise en œuvre de l’ensemble des procédures inhérentes aux dispositifs 
Préparer les documents pour les sessions de validations et examens dans le respect des règlements en vigueur 

Fournir des informations fiables, adaptées et pertinentes dans le respect des procédures définies

Réaliser des mailings et phoning en lien avec l’assistant(e) commerciale et de communication 
Assurer un 1er niveau d’informatique du public (objectif de l’action, tarif, calendriers, procédures de sélection, d’inscription). 
Assurer un rôle d’interface entre les stagiaires et le GRETA 
(orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés) 

Qualité

Respecter la démarche qualité et les processus liées à l’activité du GIP FCIP