Assistant administratif (H/F) - COMCO BRESSE HAUTE SEILLE

La Communauté de communes Bresse Haute Seille, située aux portes de l’agglomération de Lons-le-Saunier dans le Jura, est issue de la fusion de 2 Communautés de Communes au 1er janvier 2017. Elle compte environ 20 000 habitants pour 54 communes et, est composée d’une équipe de 200 agents. Située sur un territoire rural, la communauté de communes Bresse Haute Seille présente de nombreux atouts en termes de qualité de vie alliant un cadre de vie harmonieux et des commerces, loisirs et services dynamiques et de proximité.
Le pôle Enfance Jeunesse Petite enfance gère :
 14 Accueils de loisirs périscolaires
 2 Accueils de loisirs du mercredi
 4 Accueils de loisirs extrascolaires
 Un secteur jeune de territoire

MISSION GENERALE DU POSTE : Sous la responsabilité de la responsable administrative du pôle Enfance Jeunesse Petite enfance, l'agent aura en charge, la relation administrative avec les familles et la gestion des inscriptions et réservations des enfants accueillis dans les accueils de loisirs en lien avec les directeurs de secteur et directeurs d’accueils de loisirs. L’agent sera un soutien permanent au directeur et à la responsable administrative du Pôle Enfance Jeunesse Petite Enfance en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi et de classement des dossiers de l’ensemble du service administratif du pôle.

MISSIONS PRINCIPALES :
 Accueil du public : assurer l’accueil téléphonique et physique des familles
 Répondre aux familles via les outils numériques (portail famille, mail…)
 Conseiller et accompagner les usagers dans leurs démarches sur le portail famille
 Suivre et contrôler les données issues du portail famille (inscriptions, réservations, pointage…) en lien avec les responsables de site
 Renseigner des tableaux de suivi, collecter, mettre en forme, et analyser les données/indicateurs nécessaires au suivi de l’activité
 Préparer la journée de pré-rentrée (Convocation, badges, feuille émargement, documents à remettre aux nouveaux agents… ; programme et planning d’intervention des différents intervenants ; réservation et préparation des salles) et la rentrée

MISSIONS SECONDAIRES :
 Être en soutien à la Gestionnaire administrative et comptable pour la facturation et le suivi des impayés
 Rédiger et/ou mettre à jour divers documents (Courriers, Notes de service et procédures, Règlements intérieurs de fonctionnement des ACM, Guide famille, Charte d’utilisation)
 Réaliser les plannings des gouters
 Publier les communications sur le portail famille
 Mettre à jour les différentes échéances et instances dans les agendas Outlook du directeur de pôle et des directeurs de secteur et directeurs d’accueils de loisirs