Assistant auprès du haut fonctionnaire de défense et de sécurité (HFDS) H/F

Le titulaire du poste assure le soutien administratif, logistique et organisationnel du service du Haut fonctionnaire de défense et de sécurité pour le ministère de la Culture.
Il veille au bon fonctionnement quotidien du secrétariat, contribue à la fluidité des échanges internes et externes, et soutient les 7 autres agents du service dans la mise en oeuvre de leurs missions et événements.
Missions principales
- Accueil téléphonique et physique, renseignements et orientation des interlocuteurs.
- Gestion du courrier entrant et sortant (courriel et format papier).
- Prise de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus.
- Tenue et mise à jour des agendas, annuaires et listes de diffusion, prise de rendez-vous.
- Gestion du planning des permanences du secrétariat et des réunions de service.
- Gestion des missions et déplacements professionnels (réservations, ordres de mission, suivi des remboursements).
- Commande et suivi des fournitures de bureau.
- Classement, archivage et tenue de la documentation administrative (y compris de la documentation classifiée).
- Accueil logistique des nouveaux arrivants et stagiaires (formalités, accès, matériels, cantine).
- Capacité à représenter le service à des réunions extérieures demandant une prise de notes et une restitution (ex. réunions hebdomadaires à la Préfecture de police de Paris).

Organisation et gestion des événements
- Appui à l'organisation des événements internes et externes : réunions, séminaires, conférences, journées thématiques.
- Réservation de salles, gestion des invitations, suivi des inscriptions et préparation logistique.
- Coordination avec les prestataires internes et externes (maintenance, nettoyage, restauration, équipement audiovisuel).

Gestion des espaces et moyens communs
- Supervision de la salle de réunion : approvisionnement en consommables, coordination des interventions de ménage, maintenance et mise en place.
- Gestion de la "mallette de permanence", des plannings associés et transmission hebdomadaire des informations.
- Suivi du bon état de fonctionnement du matériel bureautique et informatique, liaison avec les services techniques « 10 10 ».
- Gestion de la boîte courriel SHFDS et tenue d'un registre de la remontée d'incidents.

Référent du service sur certains sujets
- Tenue des registres d'habilitation au secret de la défense nationale (création et renouvellement) et envoi des Notices Individuelles de Sécurité - NIS aux agents prenant des postes soumis à habilitation.
- Relais du service pour les questions RH de proximité (suivi des absences, congés, demandes diverses).
- Mise à jour et animation de la page intranet du service (actualités, organigrammes, documents internes).
- Participation au suivi du projet de déménagement ou d'aménagement des locaux.
- Appui à la communication interne du service (notes d'information, diffusion d'annonces).