ASSISTANT AUPRES DU MAIRE DES ELUS ET DGS (H/F) A TEMPS COMPLET - AMBERIEU EN BUGEY
Référence : O001260518000212
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Ambérieu-en-Bugey
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels rémunération statutaire € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la DGS, vous êtes chargé(e) d’apporter une aide permanente au maire et à la direction générale des services en termes d’organisation professionnelle, d’accueil, de gestion, d’information, de suivi et de classement des dossiers confiés.
Assistance à Monsieur le Maire, aux membres du Bureau exécutif et à la DGS
- Assister le Maire et la DGS dans l’organisation de ses activités
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser les déplacements
Gestion administrative de la Direction Générale
• Organiser et assurer le suivi du courrier arrivée /départ
• Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
• Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique pour le service
• Rechercher et diffuser des informations
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Faire l’inventaire des fournitures
• Elaborer les lettres de commandes
• Procéder au rattachement des factures et à leur suivi
• Procéder au recensement des besoins financiers dans le cadre de la préparation budgétaire
• Rédiger des courriers
Accueil du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Renseigner le public et l’orienter vers l’interlocuteur compétent
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
Préparation et suivi du conseil municipal
• Etablir l’ordre du jour du conseil municipal
• Mettre en forme les délibérations
• Convoquer le conseil municipal
• Faire les procès-verbaux
• Assurer la diffusion et le suivi des délibérations
• Télétransmettre les actes
• Assurer la des différents recueils
• Assurer la publication des actes sur les supports dédiés
• Assurer le suivi de l’affichage et la tenue du répertoire des délibérations
• Réaliser la relecture du Conseil Municipal
• Relancer les responsables de service en cas de besoins de précisions sur leurs délibérations
Protocole :
• Participer et assurer la planification des cérémonies officielles de la Ville
• Convoquer les représentants protocolaires
• Assurer les réservations nécessaires
• Procéder aux achats pour la bonne tenue des cérémonies
Profil recherché
Compétences et qualités requises :
- Formation initiale en secrétariat appréciée
- Expérience sur un poste similaire serait un plus
- Connaissances juridiques de base, de l’environnement et de l’organisation territoriale
- Maîtriser l’orthographe et la grammaire, disposer d’un bon niveau rédactionnel
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Maitriser les outils informatiques Pack Office
- Discrétion, réserve de rigueur
- Savoir faire preuve de discernement, d’esprit d’initiative
- Rigueur professionnelle
- Sens de l’organisation et capacité de gestion du temps de travail
- Qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Disponibilité
- Savoir gérer les situations d'accueil difficiles
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 12 mois
Conditions/ Avantages sociaux : rémunération statutaire, participation employeur santé ou prévoyance. -
Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
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Vacant à partir du 01/07/2026
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Assistante / Assistant de direction
