ASSISTANT CHARGE D'ORDONNANCEMENT

Le service d'infrastructure du ministère de la défense (SID) référent ministériel infrastructure est chargé d'assurer la gestion, la maintenance et l'adaptation du domaine immobilier de la défense. L'ESID de Lyon, représentant une des sept directions zonales, couvre les régions Sud-Est et Sud. Établissement de production mais également de coordination, d'expertise et de conduite d'opération, il dispose d'entités déconcentrées au plus proche des sites militaires.
Le titulaire du poste est positionné à la section Pilotage Synthèse Comptabilité directement rattachée au chef de la Division Investissements de l’ESID de LYON. Il assure pour les opérations menées par la division, et en particulier par les pôles de Lyon : la création des marchés dans le logiciel OSEA pour la conduite et la maitrise d’œuvre d’opérations d'infrastructure, le traitement des projets de décompte et la transmission des états d’acompte mensuels ainsi que l’établissement des demandes d’achat et la certification des services faits dans CHORUS Formulaires. Il assure également le secrétariat des pôles de Lyon ainsi que le suivi administratif du déroulé des opérations infrastructure portées par ces derniers.
Les pôles maîtrise d’œuvre (PMO) et conduite d'opération (PCO) de Lyon conduisent tout type d'opérations infrastructure pour les armées sur ARA, aux montants de travaux pouvant aller de 500k€ à plus de 20M€.
Saisir les informations marché dans le logiciel OSEA (outil d’élaboration des états d’acompte)
Traiter les projets de décomptes déposés par les entreprises dans CHORUS PRO et transmission aux pôles dans OSEA
Établir les états d’acompte et les décomptes généraux pour mise en paiement par le Bureau de la Dépense
Assurer le secrétariat des pôles de Lyon : gestion courrier papier / Nacre, planification des déplacements (VL, OMR), suivi formation
Assurer les missions d'assistante métier, et contrôle / relecture : traitement/traçabilité OS/EXE/FNTM, contrôle comptable, suivi GPA
Assister les chefs de pôle de Lyon: mettre en œuvre des actions ciblées à leur demande, être force de proposition pour résoudre des problématiques adm
Organiser la documentation, y compris technique, de la Moe, et le suivi / archivage des Mapa et des marchés de presta. intellectuelles affectés au PMO
Saisir / suivre des demandes d’achats dans CHORUS Formulaires pour les pôles de Lyon
Veiller à la polyvalence entre comptables et assurer une continuité de service
Organiser des réunions (réservation de salles, invitation aux réunions), y compris avec les partenaires extérieurs
Recenser et commander les fournitures courantes
Réaliser un accueil téléphonique et physique de qualité, y compris vis-à-vis des partenaires extérieurs
Renseigner les congés des équipes et autres tableaux de présence
Participer à toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement du service
ITM : 6000€, 3 mois