ASSISTANT D'APPUI DE LA COORDINATION DES FORMATIONS DOCTORALES H/F

Objectifs :
-       Assurer le suivi administratif des doctorant.es inscrit.es sur le campus de Rennes à l’Institut Agro Rennes-Angers – de l’inscription à la soutenance
-       Pour les deux campus Rennes et Angers : consolider et mettre à jour le tableau de bord sur le doctorat de l’Institut Agro Rennes-Angers
- Assister la directrice adjointe de la recherche en charge du doctorat.
Activités :
‐          Etre la personne ressource des futurs doctorants et futurs encadrants h/f (réponses aux questions, accompagnement pour le montage de projets de thèse
‐          Examiner, en lien avec les écoles doctorales, la recevabilité des dossiers d'inscription (diplôme d'accès, financement, membres Comité de suivi individuel (CSI), charte et convention de formation) en vue de l'autorisation d'inscription
‐          Faire le suivi et la gestion des inscriptions et réinscriptions des doctorant.es (frais d’inscription, carte d’étudiant, recevabilité des candidatures et renouvellement, suivi des CSI...)
‐          Saisir et mettre à jour les données des doctorants h/f dans les bases de données
‐          Accompagner la mise en œuvre des contrats doctoraux avec les services de la DRH
‐          Faire le suivi, l’appui et la gestion des soutenances de thèse dans le respect de la réglementation et en fonction des différentes écoles doctorales.
‐          Suivi de la délivrance du diplôme de doctorat et édition (pour l’ensemble des doctorants h/f de l’Institut Agro Rennes-Angers)
‐          Gérer les dossiers spécifiques (césure, rédaction en Anglais, dérogation diplôme, abandon, …)
‐          Consolider les bases de données « doctorat » de l’Institut Agro Rennes-Angers
‐          Participer au suivi de carrière des docteurs h/f
‐            Accueil physique et téléphonique, correspondances (y compris électronique)
‐            Accompagnement logistique des doctorant.es non-inscrit.es présents sur site
‐            Classement et archivage de l’ensemble des documents
‐            Organisation des réunions de la Coordination des Formations Doctorales (agenda, réservation de salle, préparation des dossiers)
‐            Contribution à la mise en œuvre des nouvelles procédures
‐            Diffusion des informations relatives au doctorat auprès des unités, encadrants de thèses, Enseignant-Chercheur (EC), et doctorants h/f
‐            Suivi des campagnes d’attribution des allocations doctorales proposées à divers guichets (Conseil Régional de Bretagne notamment) : diffusion, collecte, suivi des dossiers sélectionnés
‐            Appui éventuel à l’organisation des formations doctorales sur site
- Réalisation et suivi d’un tableau de bord des doctorants h/f non-inscrits à l’Institut Agro Angers-Rennes mais encadrés par un cadre scientifique de l’Institut Agro Angers-Rennes.

Champ relationnel :
L’emploi est localisé à Rennes.
L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique de Marilyne Huchet.