Assistant de direction - Direction des finances F/H

Référence : APHP_UPS-8455

  • Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
  • Employeur : Hôpital Bicêtre
  • Localisation : Val de Marne (94), France
Domaine: Relation à l'usager
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Non renseigné
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Missions :
- Organisation du secrétariat de la Direction des Finances
L’assistant de direction prendra en charge les activités suivantes :
- Gestion des appels téléphoniques, prise de messages
- Gestion de l’agenda
- Organisation et gestion des déplacements GHU
- Préparation des réunions et des rendez-vous
- Aide à la rédaction, frappe et mise en forme des courriers, compte-rendu, présentations PPT
- Classement, archivage (papier et informatique)
- Tenue et mise à jour de fichiers
- Gestion des commandes de la DAF (DA sur SAP)
- Appui à la conduite des projets dans le domaine de la Direction des Affaires Financières
Suivi de dossiers spécifiques :
- Pilotage du capacitaire
- Coordination des conférences de DMU, etc…)
- Coordination du plan d’équipement annuel de la DAF
Par ailleurs, l’assistant de direction :
- Pourra se voir confier toute mission spécifique ou générale nécessaire à la continuité du service
- Sera amené à assurer l’intérim des secrétariats de la DOP et de la DRIM pendant les congés des autres assistants de direction

Profil recherché

Formations et/ou qualifications requises :
- Formation BTS ou équivalent

Expériences requises :
- Expérience de directions fonctionnelles en établissement hospitalier
- Expérience de management et d'animation de projet apprécié
- Appétence pour les sujets financiers

Compétences recherchées
Savoir-Faire:
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer les données, les informations, etc.
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

Qualités professionnelles requises :
- Bonne maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Outlook
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe
- Adaptabilité
- Sens de la diplomatie
- Sens des responsabilités
- Autonomie et prise d'initiative
- Capacités d'organisation et de méthode
- Dynamisme
- Disponibilité
- Souci de transmission de l'information
- Curiosité professionnelle

Connaissances requises:
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivistique
- Communication / relations interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Secrétariat (frappe/mise en forme/etc…)

À propos de l'offre

  • Secrétaire

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