Assistant de direction

Elle assure également le lien avec l’agence comptable.

La secrétaire générale est appuyée au quotidien par la chargée de mission appui au pilotage qui lui est directement rattachée et qui a en particulier en charge l’organisation d’instances de gouvernance externes.

Votre quotidien

Activité principale : Secrétaire générale

·       Organisation de l’agenda de la secrétaire générale : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme des documents préparatoires, constituer les dossiers et s’assurer de l’ensemble des aspects logistiques, … , avec le soutien des directions et des services concernés,

·       Gestion du courrier et de la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d’urgence,

·       Préparation des courriers, des messages et des présentations en réponse aux sollicitations internes et externes,

·       Organisation du classement des dossiers et fichiers du secrétariat général,

·       Permanence téléphonique et rappel des interlocuteurs en fonction de l’agenda de la secrétaire générale,

·       Gestion des déplacements de la secrétaire générale en lien avec les interlocuteurs des différents sites (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais),

·       Tenue des fichiers de contacts,

·       Appui à la chargée de mission auprès de la secrétaire générale pour l’organisation des instances de gouvernance (conseil d’administration et comité de déontologie en particulier).

Activités transverses : Direction des affaires juridiques (DAJ) et Mission Hygiène, sécurité, sûreté (MHSS) 

·       Appui à l’organisation de réunions (réservation de salle, convocations, …)

·       Gestion du courrier et de la circulation des parapheurs,

·       Gestion des déplacements

La continuité de service doit être assurée durant les périodes de congés avec la chargée de missions et les autres assistantes de direction du secrétariat général.