Assistant de direction adjoint Sarthe Autonomie - CONSEIL DÉPARTEMENTAL DE LA SARTHE
Référence : O072260220000375
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Le Mans
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Il apporte une assistance permanente au directeur adjoint en termes de gestion, d'organisation (instances, réunions, congés, rdv, logistique), de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la direction adjointe.
Il centralise et s’assure des réponses aux sollicitations (par mails, courriers, courriers signalés...) dans les délais fixés par la collectivité ou le cabinet
Il apporte un premier niveau de réponse auprès des partenaires et directions métier.
Il peut prendre en charge le suivi complet ou la coordination de dossiers spécifiques ou thématiques (à fort enjeux stratégiques et politiques pour certains) ou d’évènements particuliers, y compris RH.
Il peut participer à la préparation et au suivi budgétaire et analyser des données.
L’agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs (diffuser les usages et outils collaboratifs, accompagner les utilisateurs et remonter les besoins identifiés).
Il est référent auprès des secrétaires de service sur des outils métiers et procédures et en garantit la mise à jour.
Il assure le secrétariat du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie.
Il assure la continuité de service du secrétariat de direction et participe aux permanences téléphoniques des secrétariats de direction.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des politiques publiques afférentes au sujet et des réorganisations.
Accueil téléphonique
Gestion de fournitures de bureau
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Recherche d'informations
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de documents administratifs
Traitement informatique des dossiers
Réception, traitement et diffusion d'informations
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Gestion de plannings
Assistance aux utilisateurs
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Profil recherché
Savoirs:
Avoir un bon niveau de culture générale
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Analyser des informations professionnelles
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités
Identifier les demandes et les besoins des usagers
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Mobiliser les techniques de communication orale et écrite
Orienter les appels téléphoniques
Rédiger des écrits professionnels
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Suivre une procédure
Utiliser le logiciel Access (base de données)
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Faire preuve du sens des responsabilités
Se montrer force de propositions
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives
Se montrer disponible
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
CAP/BEP, expérience de 1 à 3 ans
Baccalauréat, débutant accepté
À propos de l'offre
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Merci d'envoyer votre candidature (CV+LM+dernier arrêté pour les externes statutaires) sur le site internet du département de la Sarthe : https://www.sarthe.fr/offres-d-emploi
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/06/2026
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Assistante / Assistant de direction
