Assistant de direction au cabinet du directeur central

La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) est chargée de garantir la mise à disposition des équipements en service nécessaires aux forces et d’assurer le maintien du potentiel des parcs de matériels qu’elle gère jusqu’à leur élimination tout en maîtrisant les coûts de maintien en condition opérationnelle (MCO).

Le directeur central et son adjoint dirige la SIMMT et orientent l’armée de terre dans les questions de MCO. Ils disposent d’un cabinet composé d’un chef de cabinet, d’un assistant de direction, d’un assistant militaire et de deux conducteurs afin d’assurer les tâches afférentes à leur environnement immédiat (gestion des agendas, organisation des rendez-vous et missions, accueil de hautes autorités civiles et militaires, canalisation des flux d’information entrant et sortant).

En lien direct avec le chef de cabinet, l’assistant de direction participe avec une grande autonomie aux diverses tâches du bureau. Il effectue aussi le contrôle du courrier mis à la signature (conformité de la charte graphique, au respect des règles grammaticales et orthographiques), la diffusion et l’archivage des dossiers et des documents classifiés, le suivi du budget et conseille le chef de cabinet quant à son utilisation.
Prendre et hiérarchiser les rendez-vous, réaliser une gestion croisée d’agendas en y intégrant notamment les imprévus.
Suivre les dépenses de la ligne budgétaire du directeur central, réaliser les achats, commander et créer les documents justificatifs de dépenses. Conseiller le chef de cabinet sur le volume budgétaire nécessaire.
Vérifier et corriger, selon les règles grammaticales et orthographiques, les différents documents présentés au DC ou DA.
Filtrer et renseigner les appels téléphoniques, analyser et exploiter les messages.
Organiser matériellement les déplacements en France et à l’étranger du directeur central et de son adjoint.
Entretenir des liens étroits avec les cabinets des grands subordonnés des armées, des services et directions ainsi qu’avec les industriels.
Organiser les réunions, gérer la logistique des séminaires en terme de couchages, de restauration et de déplacements.
Accueillir une personne, un groupe, du public. Orienter les invités du DC ou du DA SIMMT. Connaître les différents niveaux protocolaires et adapter l’accueil en fonction.
Contribuer à l’accessibilité et la circulation de l’information, vérifier la conformité des fiches d’analyses présentées. Maintenir une collaboration étroite avec l’ensemble de la direction de la SIMMT.
Trier, classer et archiver les documents.
Commander les fournitures nécessaires à la vie courante du cabinet.
Réaliser et suivre les demandes de travaux ou de réparation d’infrastructure.
NBI : 10 points