Assistant de Direction Cadre de vie durable & Moyens techniques généraux (H/F) - Mairie de MABLY

Vous aurez pour mission d’assurer l’assistance du Directeur cadre de vie durable et moyens techniques généraux ainsi que de l’ensemble des agents et responsables de services composants la direction technique (bureau d’études, stratégies urbaines et foncières, Bâtiments-Patrimoine et moyens techniques généraux, voirie, espaces verts).

Organisation de la Direction :

• Gérer l'agenda, les prises de rendez-vous du Directeur cadre de vie durable et moyens techniques généraux, du technicien et chef d’équipe ;
• Organiser et planifier des réunions (gestion salles – convocations – constitution dossiers) ;
• Accueillir le public et les partenaires (physique et téléphonique) ;
• Assurer la recherche, la centralisation et la diffusion des informations au sein de la direction et avec les autres services.

Préparation des Instances et des Actes Réglementaires :

• Préparer l'ensemble des documents pour les réunions de la direction, les commissions municipales (sécurité, accessibilité, travaux) ;
• Participer à la rédaction et au suivi des arrêtés de circulation/voirie, des décisions du Maire et des délibérations du Conseil Municipal via le logiciel dédié ;
• Rédiger les comptes-rendus de réunions de direction et de chantiers.

Gestion Administrative :

• Rédiger et mettre en forme tous les documents de la Direction : courriers officiels, notes internes, rapports, mémos, tableaux, fiches de suivi, enregistrement et suivi dans le logiciel dédié ;
• Suivre des projets et activités de la direction notamment sous les aspects administratifs et financiers ;
• Assurer le suivi des doléances (rdv habitants, Icitoyen…) en lien notamment avec le prochain service de police municipale ;
• Assurer le suivi des MADS et différents contrats / conventions de la direction ;
• Effectuer les déclarations d’assurance, sinistres et pannes (télécom, Enedis, éclairage public, etc.) et réaliser le suivi de ces demandes en lien avec les services.
• Enregistrer les dossiers d’urbanisme et créer les pochettes correspondantes et assure la navette dédiée ;
• Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers techniques et administratifs ;
• Suivre les commissions de sécurité des Etablissement recevant du public ; 
• Assure le suivi des contrats et des conventions du service ;
• Saisir les interventions des agents de terrains sur le logiciel Astech.

Gestion comptable :

• Assurer le suivi budgétaire pour le compte de la direction : émission des bons de commande, engagement des dépenses, suivi des bons de livraisons, des factures et des lignes budgétaires ;
• Participer à la préparation budgétaire ;
• Prépare les dossiers de demandes de subvention de la direction ;
• Mettre à jour des tableaux de bord et de suivi d'activité (demandes d'interventions, stocks, consommation budgétaire).