Assistant de direction de l'IUT H/F

L'assistant de direction H/F devra contribuer à l'organisation des activités de l'équipe de direction de l'IUT Sénart Fontainebleau ainsi qu'organiser la campagne annuelle de taxe d'apprentissage de l'IUT.

Ses missions se découperont de la façon suivante :

Traiter, synthétiser et mettre en forme des données ou des informations dans les domaines d'activités.
Elaborer et mettre en place des indicateurs de gestion, collecter les données statistiques du Portail Requêtes de l'Université, les exploiter et les diffuser pour valorisation auprès de l'équipe de direction
Rédiger les comptes rendus des diverses réunions et conseils.
Traiter les dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents
Rédiger et fiabiliser l'information de la direction à destination du personnel sur l'espace ressources.
Organiser la collecte de la taxe d'apprentissage de l'IUT. Cette opération comprend une phase de prospection qui consiste à élaborer un support de communication et des lettres d'accompagnement ciblées en lien avec la chargée de communication de l'IUT sur la base d'un fichier d'entreprise contributrices, d'un fichier de prospection et du fichier des entreprises accueillant stagiaires et alternants. Ces différents fichiers ont vocation à fusionner et doivent être régulièrement fiabilisés afin de permettre de dégager des indicateurs pertinents relatifs aux entreprises partenaires. La phase de collecte implique de répondre aux sollicitations des entreprises susceptibles de verser la taxe et leur indiquer la procédure, enregistrer mes versements de la taxe et les imputer a chaque entreprise en lien avec l'agence comptable, le service financier de l'IUT pour les chèques et les Organismes Collecteurs de la Taxe d'apprentissage (OCTA), préparer et personnaliser le courrier de remerciement aux entreprises et assurer le mailling
Organiser l'activité du secrétariat de direction
Accueillir les personnels et les usagers de l'IUT
Gérer les plannings, le courrier, la messagerie
Organiser diverses réunions et conseils
Assurer l'interface avec l'Université, les départements de l'IU+T et les partenaires extérieurs
Organiser un classement efficace et commun à l'équipe de direction
Organiser les élections et suivre l'évolution de la réglementation dans ce domaine en lien avec l'Université