Assistant de direction F/H

- Préparer le travail et accompagner le bon déroulement des procédures et évènements ;

- Assurer la gestion de l'agenda de la DGS et de la DAF, l’organisation des réunions, la réservation des salles et contrôler les échéances ;

- Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion ;

- Enregistrer le courrier et le diffuser aux responsables concernés (gestion du courrier entrant/sortant) ;

- Rédiger des courriers, des comptes rendus et les relevés de décisions ;

- Assurer la publication et l'actualisation de différents documents du service sur intranet (rôle de référent intranet) ;

- Diffuser les mails à destination des personnels, Directeurs ou Responsables Administratifs ;

- Organiser et gérer le classement des documents conservés (Archivage) ;

- Organiser les entretiens professionnels des agents rattachés à la DGSA et la DAF ;

- Assurer le suivi et la validation des congés des agents rattachés à la DGSA et la DAF ;

- Assurer un appui auprès de l’assistante de la DGS en cas de besoin (surcharge de travail, absences…).

Appui des activités de la DAF

- Participer à des réunions de service (prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendu) et en assurer le suivi ;

- Assister la DAF dans ses fonctions (déplacements, recrutements…) ;

- Assurer le rôle de référent annuaire DAF ;

- Participer à la Commission d’Appel d’Offre ;

- Coordonner le rétro planning budget ;

- Assister autant que de besoin, les chefs de service de la DAF.