Assistant de direction F/H
Référence : 2025-2105372
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Orléans
Université d'Orléans - Localisation : Campus universitaire d'Orléans la Source
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission
Rattaché au Directeur Général des Services Adjoint – Ressources, vous avez pour mission de l’assister dans l’exercice de ses fonctions, faciliter la coordination des activités du pôle ressources et assurer le suivi administratif, logistique et documentaire.
Vous contribuez à la fluidité des échanges internes et externes.
Activités principales
Appui à l’organisation et à la planification :
- Gérer l’agenda du DGS Adjoint Ressources (organisation des réunions, entretiens et déplacements) et assurer la gestion de sa boîte mail fonctionnelle ;
- Organiser les réunion (élaboration de l’ordre du jour, logistique, réservations, convocations des participants, préparation des dossiers) ;
- Suivre les échéances et priorités du pôle ressources.
Gestion documentaire et administrative :
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
- Organiser et gérer le classement physique et numérique des documents ;
- Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion.
Communication et coordination :
- Assurer l’interface entre le DGS Adjoint Ressources et les structures de l’université ;
- Diffuser les informations pertinentes aux interlocuteurs internes et externes ;
- Contribuer à l’actualisation des espaces collaboratifs (intranet, bases de données).
Accueil et orientation :
- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes ;
- Traiter les appels téléphoniques et les courriels, prioriser les demandes.
Organisation des déplacements :
- Organiser les déplacements professionnels du DGS Adjoint Ressources : ordres de mission, réservations (transport, hébergement), suivi des remboursements.
Qualité et projets transversaux :
- Structurer et actualiser les procédures, tableaux de bord et outils de pilotage associés ;
- Appuyer la planification et le suivi des projets transversaux (jalons, échéances, livrables) à l’aide d’outils de gestion de projet ;
- Anticiper les besoins, alertes et points de coordination pour faciliter la prise de décision ;
- Être force de proposition pour optimiser l’organisation, les méthodes de travail et la diffusion d’une culture qualité au sein du pôle ressource.
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience professionnelle
Formation Bac à Bac+2 orientée vers l’assistanat de direction ;
Maîtrise des techniques de prise de notes ;
Appétence pour la rédaction et la mise en forme de comptes rendus de réunion ;
Bonne maitrise des outils bureautiques.
Compétences et qualités requises
Maîtriser les modes de communication écrite ou orale ;
Savoir rédiger des comptes rendus de réunion ;
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint, faire face aux situations d'urgence ;
Savoir faire preuve d’initiative et savoir rendre compte ;
Savoir s'adapter aux changements ;
Être capable de suivre et respecter les échéances et de gérer les priorités ;
Savoir partager l’information et communiquer sur cette information ;
Adapter sa posture et ses méthodes aux interlocuteurs et aux situations.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Qui sommes-nous ?
Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.
Lieu d’exercice : Université d'Orléans, Direction Générale des services – Ressources
Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de janvier 2026
Type de contrat/Statut : Catégorie B, ouvert aux titulaires et contractuels, temps plein
À propos de l'offre
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L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI
Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:
Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :
- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)
- 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste
Et des avantages …
- Activités sportives et culturelles- Restauration collective
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Prise en charge partielle des transports
- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap
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Vacant à partir du 17/11/2025
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Assistante / Assistant de direction
