Assistant de Direction (F/H)
Référence : 2026-2227911
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Muséum National d'Histoire Naturelle
Mnhn - Localisation : Jardin des Plantes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission 1 : Secrétariat classique
Le / la titulaire assure les missions de secrétariat et à ce titre doit :
- Réaliser l’accueil et de filtrage téléphonique
- Réceptionner et archiver les courriers (classement et archivage des dossiers de fonds)
- Prendre les rendez-vous et préparer les dossiers pour les rendez-vous
- Organiser les réunions internes et externes
- Optimiser les agendas des directeurs et de leurs adjoints
- Mettre en place les outils de suivi nécessaire à son activité
- Préparer les déplacements en mission des directeurs
- Assurer un suivi administratif de l’activité
- Organiser, transmettre et suivre les dispositifs d’astreinte de l’établissement
- Assurer la synthèse des astreintes et la transmission à la Direction des Ressources Humaines
- Suivre les consommations mensuelles concernant la prestation taxi, vérifier et transmettre les éléments
- Organiser, archiver, répertorier et sécuriser les dossiers informatiques
Mission 2 : Suivi des activités
Le / la titulaire organise le suivi des activités et à ce titre doit :
- Etablir et mettre à jour le tableau des prestataires et fournisseurs de la direction
- Suivre et alerter sur la fin/renouvellement des marchés de la direction
- Prioriser les dossiers de la direction en fonction des urgences et échéances
- Etablir les tableaux de bord d'activité de la direction
- Réaliser une présentation trimestrielle des dites activités
- Prendre contact avec les structures désignées pour obtenir les données
- Mettre en forme au moyen d'outils de base de données
Profil recherché
Compétences ou connaissances particulières souhaitées
Ce poste nécessite des attendus de très bons niveaux :
- Une parfaite rigueur intellectuelle
- Un esprit d'organisation et sens de l'anticipation
- Un sens certain de l'intérêt public et de la confidentialité
Des qualités relationnelles permettant d'établir une communication permanente avec tous les interlocuteurs internes et externes
Une parfaite maîtrise de la gestion des données
Une pratique des outils informatiques (messagerie, Excel, Word, Powerpoint)
Formation recommandée :
BTS Assistant(e) de direction ou équivalent
Expérience de 1 an sur un poste similaire
Connaissance du fonctionnement d’un établissement public d’état
Localisation
Qui sommes-nous ?
Le Muséum national d’Histoire naturelle est un établissement public, régi depuis le 1er octobre 2014 par les dispositions du décret n°2001-916 du 3 octobre 2001 modifié. Dans le domaine des sciences naturelles et humaines, le Muséum contribue à la production, au développement et au partage des connaissances sur la diversité géologique et biologique de la Terre, sur la diversité des cultures et des sociétés et sur l’histoire de la planète.
Il est placé sous la tutelle conjointe des ministères de l’enseignement supérieur et de la recherche et est membre fondateur de l'alliance Sorbonne Université. Il compte plus de 2000 personnes (environ 280 EC / 1440 BIATSS / 300 Personnels hébergés). Il comprend 13 sites répartis en France et accueille au total plus de 3 millions de visiteurs.
À propos de l'offre
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Attention, seules les candidatures déposées sur la plateforme de recrutement MNHN seront étudiées.
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Ce poste est basé sur le Jardin des Plantes à Paris. Elle/il est placé(e) sous l’autorité du directeur de la Sécurité du MNHN et du Directeur d’Exploitation du Jardin des Plantes.
Au-delà d'un secrétariat classique l'assistant(e) participe à la coordination des activités des directeurs et assure un suivi qualité de la direction face à ses interlocuteurs internes et externes. Elle/il met en œuvre les outils de secrétariat permettant une optimisation organisationnelle des missions de la direction.
Elle/il rédige les comptes rendus de réunion, les notes de synthèses et les courriers.
Elle/il constitue, met à jour et diffuse les éléments documentaires liés à l’activité de la direction. Elle/il suit la mise à jour des dossiers d'organisation et des bases de données. Elle/il assure le suivi des actions engagées.
Elle/il participe au suivi des plannings de présence des agents de la direction.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
