ASSISTANT DE DIRECTION H/F - DARM / DAF
Référence : 2026-2199232
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
GROUPE HOSPITALIER SAINTES – SAINT-JEAN-D'ANGELY
GROUPE HOSPITALIER - SAINTES-ST JEAN D'ANGELY - Localisation : SAINTES 17100
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
Accueil physique et téléphonique :
- Accueil des personnes ;
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
- Gestion des relations du Directeur des Achats et des Ressources Matérielles et du Directeur des Affaires Financières.
Gestion des correspondances :
- Gestion de la messagerie électronique de la DARM et de la DAF ;
- Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier arrivé et gestion du courrier sortant ;
- Saisie des courriers émanant des deux Directions.
Mise en œuvre et suivi des tâches administratives liées aux secrétariats :
- Organisation de réunions en tenant compte des contraintes de tous les participants et des moyens à disposition ;
- Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l’agenda des Directeurs ;
- Traitement et mise en forme de documents divers ;
- Préparation et suivi de dossiers ;
- Organisation et gestion du classement physique et numérique et de l’archivage.
Missions spécifiques (DARM) :
- Organisation et secrétariat des réunions induites par la dimension territoriale de la fonction Achats et par les structures de coopération inter hospitalières existantes ;
- Saisie et suivi sur le logiciel ELAP PLANNING des éléments de gestion du temps de travail des agents et des cadres de la DARM
- Suivi et traitement des contraventions du Groupe Hospitalier Saintes-Saint Jean d’Angély ;
- Mise à jour des organigrammes des services composant la DARM.
Missions spécifiques (DAF) :
- Gestion des plannings et congés des agents dans ELAP ;
- Lien avec la formation continue pour le suivi des formations agents ;
- Gestion du courrier et de la boite mail ;
- Gestion des notifications ARS avenants CPOM à faire signer par la DG ;
- Gestion des commandes de fournitures ;
- Planification et organisation de réunions (date et lieu, réservation de salles, convocations).
Horaires : Temps partagé entre deux directions fonctionnelles 50% DARM / 50% DAF ; 9h - 17h du lundi au vendredi ; repos fixes ; RTT.
Profil recherché
BTS Assistant de Manager (niveau III) ou équivalent ;
Expérience sur un poste similaire en milieu complexe, idéalement en milieu hospitalier ;
Connaissances relatives aux organisations en établissements publics de santé ;
Maîtrise de la gestion quotidienne d’un secrétariat de Direction ;
Maîtrise de l’organisation de réunions et d’évènements institutionnels ;
Excellente expression écrite et maîtrise de la prise de notes, de la rédaction, de la mise en forme de documents ;
Excellente maitrise des outils informatiques : bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Power Point), TIC, agenda partagé ; capacités d’adaptation sur des logiciels métiers.
Capacité de réactivité, en raison de la nécessité de travailler parfois dans l'urgence ;
Sens des priorités, de l'organisation, rigueur ;
Qualités relationnelles marquées ;
Discrétion ;
Écoute, respect du fonctionnement hiérarchique ;
Capacité à travailler en équipe ;
Ouverture d'esprit.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
• Expérience sur un poste similaire en milieu complexe, idéalement en milieu hospitalier ;
• Connaissances relatives aux organisations en établissements publics de santé ;
• Connaissance de la gouvernance en établissement public de santé, des circuits d'information ;
• Maîtrise de la gestion quotidienne d'un secrétariat de Direction ;
• Maîtrise de l'organisation de réunions et d'évènements institutionnels ;
• Excellente expression écrite et maîtrise de la prise de notes, de la rédaction, de la mise en forme de documents ;
• Excellente maitrise des outils informatiques : bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Power Point), TIC, agenda partagé ; capacités d'adaptation sur des logiciels métiers.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Situés au cœur de la Charente-Maritime en région Nouvelle-Aquitaine, le Groupe Hospitalier Saintes - Saint-Jean-d’Angély, et les établissements médico-sociaux de Matha et de Saint-Savinien sont engagés dans une coopération active au travers d'une direction commune représentant près de 1300 lits et 3000 collaborateurs.
Descriptif du service
Le service : La Direction des Affaires Financières (DAF) et la Direction des Achats et des Ressources Matérielles (DARM).
À propos de l'offre
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Conditions d'exercice :
Type de contrat : CDD 3 mois évolutif / Mutation (Titulaire FPH)
Localisation : Saintes (17100)
Quotité : temps complet
Salaire : à partir de 2190€ brut / mois
A pourvoir : le 30/03/2026
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Susceptible d'être vacant à partir du 30/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
