Assistant de Direction (H/F) - DEPARTEMENT DE LA MEUSE
Référence : O055260529000511
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Bar-le-Duc
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Rattaché à la Direction des Routes et Aménagement, l’Assistant de direction apporte un appui opérationnel et un soutien administratif au directeur, à l’adjoint ainsi qu’aux responsables de service, Il les accompagne dans la préparation et le suivi de leurs dossiers. Par sa contribution à la planification et au suivi des activités de la Direction, il en facilite le pilotage, contribue à sa bonne organisation, à la fluidité de son fonctionnement, à la qualité de ses échanges internes et externes et de sa communication.
1- Organiser et coordonner l’activité de la direction
- Assurer la gestion et le suivi des agendas des cadres en fonction des priorités identifiées
- Participer à la planification annuelle des activités de la direction
- Assurer le suivi et la coordination des congés, absences et permanences pour chaque service du siège de la Direction
- Apporter un appui ponctuel aux services selon les besoins
- Gérer les droits utilisateurs des applicatifs métiers (Sogelink, Cobaz, etc.)
2- Accueillir et gérer les flux d’information du secrétariat
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les usagers et partenaires.
- Qualifier les niveaux d’urgence et hiérarchiser les transmissions
- Réceptionner, filtrer et transmettre les appels, courriels et courriers
- Garantir la continuité de service en cas d’absence des collègues
- Assurer la diffusion des informations et la reproduction de documents
3- Préparer et suivre les dossiers et les réunions
- Organiser la logistique et préparer les éléments nécessaires aux réunions et rendez-vous
- Rédiger les comptes rendus et en assurer le suivi
- Suivre l’avancement des dossiers confiés
- Veiller au suivi des réponses aux courriers, notamment dans les démarches en ligne
4- Animer opérationnellement la communication externe de la direction
- Identifier et recenser les besoins en communication de la direction
- Planifier les actions de communication et assurer l’interface avec la Direction de la communication
- Réaliser des recherches documentaires à la demande des cadres
- Participer à la préparation de contenus (articles, supports)
5- Produire et gérer les documents administratifs
- Rédiger, mettre en forme et actualiser tous types de documents administratifs
- Assurer la saisie et la mise en qualité des contenus
- Assurer le suivi des circuits de signature auprès des autorités compétentes
Profil recherché
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ATTENDUES :
Connaissances professionnelles : Notions essentielles des problématiques d’organisation et gestion du temps (traitement de l’urgence et des priorités), Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu, Règles de l'expression orale et écrite de qualité, Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, Administration départementale (Fonctionnement, caractéristiques et métiers)
Compétences professionnelles : Maîtrise des techniques de secrétariat, Maîtrise des outils bureautique et informatique, Capacité d'analyse et de synthèse, Maîtrise des circuits et procédures administratives
Attitudes professionnelles : Aptitude à organiser son travail et gérer les échéances imparties, Aptitude à gérer dans l'urgence, Travail en équipe, Capacité d’adaptation, Respect absolu du secret professionnel et de la confidentialité
CONDITIONS SPÉCIFIQUES : Permis B, Permanences téléphoniques et présence physique pour assurer les heures d'ouverture au public en commun avec les autres personnels du secrétariat
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire. Droits 25 jours de congés + jours RTT selon organisation du temps de travail. Possibilité de télétravail. CET monétisable. Carte titres-restaurants (jusqu’à 153 € par mois dont 60% pris en charge par le Département). Chèques vacances. Participation à la protection sociale complémentaire Santé et Prévoyance. Participation aux frais de transports en commun. Amicale du personnel.
À propos de l'offre
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Pour tout renseignement complémentaire, contactez M Christophe BERTHELEMY, Adjoint au Directeur des Routes et aménagement au 03.56.61.04.67
Merci de déposer votre candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative ou attestation de réussite au concours) directement sur le site www.meuse.fr en suivant le lien ci-dessous.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
