Assistant de direction (H/F)

 Vous intervenez également en soutien de la directrice des affaires juridiques.

Activité principale : Direction générale, Directrice générale adjointe pôle affaires générales (DGAG)

·         Organisation de l’agenda de la Directrice : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme les documents préparatoires, constituer les dossiers et s’assurer de l’ensemble des aspects logistiques, notamment, avec le soutien des directions et des services concernés,

·         Gérer la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d’urgence,

·         Préparer des courriers, des messages et des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes,

·         Organiser et assurer le classement des dossiers et fichiers de la Direction,

·         Assurer une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte de l’agenda de la Directrice,

·         Gestion de ses déplacements en contact avec les interlocuteurs des différents sites (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais)

·         Assurer la coordination de la tenue des fichiers de contacts.

Activités transverses : Direction des affaires juridiques (DAJ) et Mission Hygiène, sécurité, sûreté (MHSS) 

·         Organisation des agendas, des réunions et de la logistique (réservation de salle, convocations, …),

·         Gestion du courrier et des parapheurs (réception, enregistrement, …),

Transmission/traitement des appels téléphoniques,
·         Gestion des déplacements (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais).

Une continuité de service est assurée durant les périodes de congés avec les autres assistantes de direction.