Assistant de direction H/F
Référence : 2025-1862098
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bibliothèque nationale de France (BNF)
- Localisation : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 26772 à 43380 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Il s’agit notamment de :
- la gestion de l’agenda du directeur général, incluant notamment l’organisation de réunions internes ou externes, la constitution de dossier ou la sollicitation des services de la BnF pour la constitution des dossiers. Un dossier « journalier » est constitué pour chaque jour de la semaine avec les éléments utiles au directeurs général transmis par les services ou directions ;
- l’accueil téléphonique (orientation des appels, prise de messages et transmission) et physique (accueil des visiteurs de la direction générale qui arrivent à l’entrée publique de la BnF) ;
- la formalisation de notes ou courriers dans l’outil de gestion documentaire LotusNotes utilisé par l’établissement ;
- le traitement du courrier : enregistrement et suivi du courrier départ/arrivée, création de dossiers sous LotusNotes ; enregistrement des parapheurs ; classement et archivage ; gestion des réponses;
- la gestion de la boîte mail fonctionnelle « direction générale », étant entendu que le directeur général gère lui-même sa messagerie professionnelle nominative ;
- la gestion des déplacements éventuels du directeur général ;
- les relations avec les différentes directions de l’établissement.
Le secrétariat de la direction générale s’organisera de manière coordonnée avec celui de la présidence, qui compte une assistante à temps plein, afin de permettre une présence continue. Les périodes de congés n’auront donc pas à être identiques à celles du directeur général.
Activités spécifiques
- Organisation du comité stratégique BnF-Partenariats
- Gestion de l'occupation de la salle du conseil en lien avec le secrétariat de la présidence;
- Gestion des fournitures
- Quelques activités d’intendance selon l’organisation de séminaires de direction
Localisation
Qui sommes-nous ?
La BnF, ce sont sept sites en France et une grande diversité de métiers. Conservateurs, bibliothécaires, artisans d’art, ingénieurs, médiateurs, gestionnaires… tous réunis par une même passion du patrimoine et du service aux publics.
Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l’un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde. Elle a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Ici, on conserve des livres bien sûr ! Mais les collections françaises, européennes et extra-européennes de la bibliothèque s’étendent des manuscrits jusqu’aux contenus audiovisuels en passant par les partitions de musique, les estampes, la photographie, les monnaies et les médailles, les cartes et les plans, les costumes de spectacles… et bien d’autres trésors encore. Elle gère le dépôt légal institué par François 1er en 1537, intégrant progressivement les nouveaux supports et médias, les objets numériques et le web.
Centre de recherche, d’étude et de culture connecté avec le monde, la BnF est l’héritière des collections royales constituées depuis le Moyen Âge, qui n’ont cessé de s’enrichir et de se diversifier à travers les siècles.
Elle développe des activités de recherche et de diffusion de la connaissance, grâce à l’organisation régulière d’expositions à destination du grand public et de nombreuses manifestations culturelles, conférences, colloques, concerts, sur ses sites et partout en France. Elle anime un réseau de coopération avec d’autres services documentaires en France et participe à différentes formes de coopération internationale.
La BnF accueille tous les publics et encourage chacun à faire le meilleur usage de ses collections, de ses espaces de travail, de lecture, de collaboration, de recherche et de culture. Elle met ses collections et ses solutions technologiques au service des chercheurs et des étudiants, mais aussi des passionnés, des simples curieux ou encore des jeunes publics et des familles.
La diversité des talents et des compétences qui animent au quotidien la Bnf est à l’image de la richesse de ses collections et de la multiplicité de ses ressources techniques et scientifiques.
Descriptif du service
Le secrétariat du directeur général de la Bibliothèque nationale de France est effectué par un assistant ou une assistante qui assure l’ensemble des missions attendues auprès d’un dirigeant d’établissement public ou d’administration.
À propos de l'offre
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Expérience professionnelle
Une expérience auprès d’un dirigeant du secteur public (administration ou opérateur) est fortement souhaitée. Une expérience en cabinet ministériel serait un plus.
Savoirs :
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, LotusNotes (une formation sera le cas échéant dispensée par la BnF s’agissant des outils propres à l’établissement)
- Bonne connaissance de l'établissement et de son fonctionnement ainsi que des tutellesSavoir-faire :
- S'adapter aux différents interlocuteurs
- Filtrer et orienter les informations
- Qualités rédactionnelles.Savoir être :
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
- Rigueur, sens de l'organisation;
- Flexibilité, polyvalence
- Qualités relationnelles, esprit d'équipe
- Enthousiasme pour les nouvelles technologies -
L332-1
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Vacant à partir du 15/04/2025
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Assistante / Assistant de direction