Assistant de direction H/F

L’Agence régionale de Santé (ARS) Centre-Val de Loiredéfinit et pilote la politique régionale de santé en mobilisant les partenaires de la région. Son action vise à promouvoir la qualité et la sécurité des soins et à garantir l’adaptation territoriale de la réponse aux besoins de la population.
La Délégation départementale du Loir-et-Cher (DD41) recherche son assistant(e) de direction afin d’assurer un appui quotidien au fonctionnement de la direction et de contribuer à la bonne circulation de l’information auprès des interlocuteurs internes et externes.
Placé(e) auprès de la Directrice, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes. Vous gérez également le flux et l’archivage des boîtes mail fonctionnelles de la DD41, en veillant au suivi des demandes et à la bonne transmission des informations aux personnes concernées.
Vous êtes chargé(e) de la gestion de l’agenda électronique de la Directrice. À ce titre, vous veillez à sa cohérence avec ceux des cadres managers, contrôlez les échéances, organisez les prises de rendez-vous et contribuez à l’anticipation des temps forts de l’activité.
Vous assurez le suivi des réponses aux demandes d’information internes et externes, en lien avec les référents concernés. Vous sélectionnez, diffusez et contribuez à la circulation de l’information, aussi bien en interne qu’auprès des partenaires extérieurs.
Vous assurez un lien régulier avec les assistant(e)s des directions métiers de l’ARS ainsi qu’avec les administrations partenaires, notamment la préfecture, le conseil départemental et les autres acteurs institutionnels.
Vous organisez les réunions et événements internes ou externes, en prenant en charge leur logistique : réservation de salles, envoi des invitations, commandes traiteur, diffusion des documents, accueil des participants et suivi administratif associé.
Vous réalisez la saisie et la mise en forme de documents divers tels que courriers, mails ou rapports. Vous assurez leur reproduction, leur numérisation, leur diffusion après validation, ainsi que le suivi des échéances liées aux courriers de la DD41.
Vous contribuez également à la mise à jour des contacts des partenaires, des listes de diffusion et de la boîte d’alerte 41.
Enfin, vous assurez la fonction de référent(e) archives pour la DD41. À ce titre, vous êtes en charge de la gestion du classement, de l’archivage et du suivi des documents papiers et électroniques de la direction.