Assistant de direction mutualisée 3 DGA (h/f) - SAINT-LO AGGLO

Sujétions particulières liées à la fonction
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des demandes.  Grande disponibilité.  Respect des obligations de discrétion et de confidentialité. 

Les avantages à rejoindre Saint-Lô Agglo
Rythme de travail ouvrant droit aux RTT (36h avec 6 jours de RTT par an ou 37h30 avec 15 jours de RTT par an ou 39h avec 23 jours de RTT par an), télétravail, prime mensuelle, affiliation au COS Normand (organisme de prestations sociales), adhésion à l'amicale du personnel contre contribution, carte restaurant (8€ par jour travaillé dont 50% pris en charge par l'Agglo), participation financière à votre mutuelle et votre prévoyance.

Vos missions principales
Sous l'autorité du directeur général des services, vous apportez une aide permanente aux 3 directeurs/trices générales adjointes en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous constituez une interface pour la planification des missions des DG avec les directions.

Dans le cadre de vos missions, vous serez amené(e) à organiser la vie professionnelle des 3 DGA :
- Gestion de l'agenda, des rendez-vous et des déplacements,
- Veiller à l'anticipation des dossiers en perspective des réunions des DGA,
- Recueil de documents, recherches documentaires et constitution de fonds de dossier, connaissance des projets relevant des 3 DGA
- Fiabilisation des documents transitant par la direction générale (relecture de documents, suivi des parapheurs, prise de notes et comptes-rendus),
- Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et les réorienter en tant que de besoin, garantir la transmission des informations,
- Suivre les courriers signalés, Rédiger divers documents et mettre en forme ceux-ci,
- Assurer une coordination avec le réseau des assistantes de direction des services,
- Assurer l'accompagnement du réseau des assistantes dans l'usage de l'intelligence artificielle.

Vos missions particulières ou ponctuelles
Vous serez également amené(e) à :
- Préparer et participer aux réunions de direction de chaque DGA,
- Participer à la préparation des commissions et à la rédaction des comptes rendus,
- Assurer la suppléance de l'assistante de direction du directeur général des services et en collaboration avec l'assistante de la direction de la communication,
- Être source de proposition pour l'amélioration de l'efficience collective entre les 3 Directions générales adjointes.