Assistant de direction
Référence : APHP_2025-18206
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Siège de l'AP-HP
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Les missions sont attachées à l'assistanat du responsable de deux entités: l'URC et le DMU Prime
MISSIONS EN LIEN AVEC L’URC
Gestion de l’agenda et de la prise de rendez-vous du responsable de la structure
Gestion de l’organisation des réunions, visites, déplacements, conférences, évènements, commissions spécialisées
Aide à la réalisation de bilans d’activité
Aide à la rédaction, l’élaboration de documents/supports de recherche
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Assistance à la saisie de données administratives
Gestion du courrier postal entrant et sortant
Accueil physique et téléphonique
MISSIONS EN LIEN AVEC LE DMU
Missions permanentes :
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité,
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents,
Saisie des données dans les logiciels de suivi (Chronos, SAP, …)
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Missions spécifiques :
Réservation des salles de réunion et envoi des plannings de réunions du DMU,
Organisation des réunions dans le cadre du DMU (finalisation du calendrier des réunions, préparation de la salle, installation du matériel informatique, gestion de la convivialité, …)
Reprographie des documents destinés aux réunions,
Suivi et mise à jour des tableaux de présence médicale (Chronos = logiciel de suivi des présences médicales)
Mise à jour de la liste de diffusion des membres du bureau du DMU,
Saisie et envoi des comptes rendus des bureaux de DMU et présence aux bureaux du DMU,
Mise à jour de la plaquette de présentation du DMU,
Mise à jour des annuaires du DMU,
Saisie des résultats des audits du DMU et autres données (qualité/gestion des risques par exemple)
Saisie et mise en forme des résultats des questionnaires de satisfaction du DMU,
Actualisation des bases documentaires du DMU en lien avec les cadres supérieurs transversaux (intranet, fichiers des services du DMU, protocoles pour ALFRESCO, …)
Archivage des documents du DMU,
Réponse aux sollicitations des cadres du DMU,
Entrepôt de données / informatique médicale : aide à la tenue.
Profil recherché
Communication orale
o S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes
o Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
o Accueillir et renseigner
Communication écrite
o Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
o Rédiger et mettre en forme, valoriser des notes, documents et /ou rapports
Gestion
o Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
o Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
o Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
